Präsenz „light“ in Online-Meetings?

Wer kennt das nicht: In Online-Meetings mit mehr als vier Teilnehmern schalten die Teilnehmer gerne in den Passiv-Modus, bearbeiten nebenbei ihre Mails und hören nur mit einem Ohr zu. In virtuellen Teams, die auf solche virtuellen Besprechungen angewiesen sind, ist das geradezu eine Katastrophe. Wenn die Team-Meetings eines solchen verteilten Teams oft die einzigen Zusammenkünfte des Teams darstellen, ist es fatal, wenn diese als reine Zeitverschwendung angesehen werden. Doch was kann ein virtueller Teamleiter tun, um die Distanz im Online-Meeting zu überwinden? …

… Wie kann ein Online-Besprechungsmoderator und Leiter eines virtuellen Teams aus virtuellen Teambesprechungen Highlights machen, die die Zusammenarbeit im virtuellen Team und die Vertrauensbildung unterstützen?

Viele Tools für Online-Meetings, wie z. B. Microsoft Lync oder Webex, bieten Whiteboards an, mit denen man wunderbar synchron zusammenarbeiten, Ideen entwickeln und an gemeinsamen Konzepten arbeiten kann. Wenn alle Teammitglieder von Anfang an aktiv mit eingebunden werden, dann kann ein virtuelles Meeting nämlich richtig Spaß machen. Gibt es kein eigenes Whiteboard, kann man sich mit leeren Powerpoint-Folien behelfen.

Das Whiteboard im Webmeeting kann ähnlich wie Flipchart und Whiteboard im Besprechungsraum vor Ort einsetzt werden: es ist flexibel, interaktiv und kann sogar leicht gespeichert und archiviert werden. Sie können damit zum Beispiel Brainstormings und Mindmaps erstellen sowie Meinungen abfragen. Da alle Teilnehmer zeitgleich auf dem Whiteboard schreiben können, ist es sogar viel interaktiver als Flipchart und Whiteboard im Besprechungsraum, da dort meist nur der Moderator schreibt und Elemente nicht verschoben werden können.

Wenn hier und da aus der Whiteboard-Interaktion im virtuellen Meeting einmal Chaos entstehen sollte, dann können Sie ja als Moderator entsprechend ordnend eingreifen. Die Whiteboard-Elemente lassen sich in der Regel leicht verschieben und bearbeiten. Im Zweifel jedoch gilt: je mehr Interaktion, desto besser. Wenn das spielerisch gelingt und die Teilnehmer dabei im Online-Meeting auch noch Spaß haben, warum nicht? Damit sind ihre virtuellen Teammeetings zum Highlight geworden und Teammitglieder, die Spaß miteinander haben, arbeiten meist auch gut zusammen.

Und eines ist sicher: Präsenz light gibt es dann nicht mehr in ihren virtuellen Besprechungen.