Kennen Sie das? Sie leiten ein virtuelles Team. Vielleicht sogar ein internationales Team. Sie führen wöchentliche virtuelle Meetings im Team durch. Doch irgendwie kommt kaum ein Dialog zustande, immer laufen die virtuellen Meetings nach gleichem langweiligen Muster ab. Das ist extrem schade, da die virtuellen Meetings im virtuellen Team ein starkes verbindendes Element darstellen können.
Typischer Ablauf langweiliger virtueller Meetings im Team
Nach kurzem Smalltalk, bis alle im virtuellen Besprechungsraum sind, fragen Sie den aktuellen Status der Teammitglieder ab. Nun hält jeder einen kleinen Monolog. Vielleicht geben auch Sie ein Update.
Oft haben Sie das Gefühl, dass die Teammitglieder gar nicht genau zuhören. Kaum eine:r stellt mal eine Frage. Na ja, Sie können das ja auch kaum sehen, wenn Ihre virtuellen Teammitglieder etwas anderes nebenbei machen oder irgendwie abgelenkt sind.
Und doch wäre es sinnvoll, wenn jeder weiß, woran die anderen gerade arbeiten und mit welchen Herausforderungen sie zu kämpfen haben. Für ein gutes Teamgefühl, einen effektiven Wissenstransfer im Team und um Arbeitsdoppelungen zu vermeiden.
Wie könnten solche virtuellen Teammeetings also anders ablaufen?
4 Tipps für bessere virtuelle Meetings
Hier habe ich ein paar Tipps und Anregungen für Ihre wöchentlichen Teammeetings im virtuellen Team:
1. Virtuelle Meetings mit Webcam
Versuchen Sie doch mal, beim Online-Meeting die Webcam einzuschalten. Denn: wenn jeder seine Webcam teilt, herrscht eine ganz andere Meetingdisziplin. Außerdem ist es viel persönlicher mit Webcam. Schließlich würde man sich, wenn man im selben Büro arbeiten würde, ja auch sehen.
2. Virtuelle Meetings mit Warmup-Runde
Beginnen Sie das Online-Meeting mit einer geführten Smalltalk- bzw. Warmup-Runde, bei der Sie alle Teilnehmenden einen Satz vervollständigen lassen, z. B. „When it‘s raining I love doing ….“. oder „If I had nothing else to do I would now love to …“ oder „In my country it is important to …“
Hier geht es darum, dass jedes Teammitglied kurz etwas Persönliches mit den anderen im Team teilt, das es vielleicht sonst in der Kaffeeküche mit den anderen geteilt hätte. Es geht darum, die anderen Mitglieder im virtuellen Team besser kennenzulernen und das Vertrauen zueinander zu festigen.
3. Rotation der virtuellen Meetingmoderation im virtuellen Team
Lassen Sie die Moderation der virtuellen Meetings im Team rotieren. Jede:r soll sich etwas ausdenken, damit die Besprechungen interaktiver ablaufen. So sorgen sie dafür, dass die virtuellen Meetings interessant bleiben und sich jeder einmal explizit Gedanken zur Verbesserung der Teambesprechungen macht. Außerdem fördern Sie ihre Mitarbeitenden, indem Sie diese aus ihrer Komfortzone herauslocken.
4. Virtuelle Meetings mit gemeinsamem Whiteboard
Öffnen Sie ein digitales Whiteboard und teilen Sie es in drei Bereiche mit drei Überschriften ein, z. B.:
- Wenn ihr mich die letzte Woche gesehen hättet, wäre euch vielleicht Folgendes aufgefallen:
- Was ich letzte Woche gelernt und erfahren habe und vielleicht auch für euch interessant sein könnte:
- Was ich von euch gerne wissen möchte:
Nachdem jeder ein paar Stichpunkte aufgeschrieben hat, bitten sie die Teammitglieder der Reihe nach, entweder einem anderen eine Frage zu stellen zu dem, was er aufgeschrieben hat oder eine gestellte Frage zu beantworten. Ziel ist es, lange Monologe in virtuellen Teammeetings zu vermeiden und die Teammitglieder explizit aufzufordern, miteinander in den Dialog zu treten.
Und noch ein kleiner Tipp zum Schluss: Verschicken Sie die Fragen vor dem Meeting, damit sich jeder darauf vorbereiten kann.
Übrigens: Als Whiteboard können Sie ein im Tool integriertes Whiteboard verwenden (wie bei MS Teams, Zoom oder Webex) oder ein separates Whiteboard, das über einen Link geteilt wird, z. B. Conceptboard, Mural oder Miro.
Machen Sie es anders – seien Sie mutig!
Das sind nur einige von vielen Möglichkeiten, Ihre virtuellen Meetings aufzupeppen und interaktiver zu gestalten. Sind Sie bereit, ein bisschen zu experimentieren oder wollen Sie doch alles weiter so machen wie gehabt, auch auf die Gefahr hin, dass Ihre virtuellen Teammitglieder diese virtuellen Meetings als Zeitverschwendung betrachten und sich nebenbei anderen Dingen widmen?
Weitere Informationen zu virtuellen Meetings und deren Moderation erhalten Sie hier: Virtuelle Meetingmoderation.
Leiten Sie selbst ein virtuelles Team oder sind Sie in der Personalentwicklung und suchen professionelle Unterstützung für sich und Ihre Mitarbeiter, dann kontaktieren Sie mich gerne. Ich kann Ihnen dedizierte praxisorientierte Webinare anbieten zur professionellen Moderation virtueller Meetings. Diese Webinare führe ich meist mit Microsoft Teams, Webex oder Zoom durch: Kontakt Gudrun Höhne
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