Über die Wichtigkeit von Meetings in virtuellen Teams

In der Süddeutschen Zeitung Nr. 289 vom 14./15. Dezember 2013 stand ein großer Artikel über Besprechungen in deutschen Unternehmen mit dem Titel: „Der Konferenz-Wahnsinn. Warum wir so viel Zeit in Meetings verschwenden“.

Warum empfinden wir diese Meetings oft als so ineffektiv und wozu nehmen wir trotzdem teil? Warum sind gerade in virtuellen Teams gute Meetings so wichtig?

Laut der im Artikel zitierten Eva-Maria Schulte, Arbeitspsychologin an der Technischen Universität Braunschweig, verbringen Mitarbeiter in Deutschland durchschnittlich rund sechs Stunden pro Woche in Meetings. Wobei die Zahl beträchtlich nach oben geht, je höher die Mitarbeiter in der Unternehmenshierarchie angesiedelt sind.

Laut Autor sind die meisten Meetings schlecht vorbereitet und niemand moderiert oder entscheidet wirklich. Doch Meetings haben auch eine sozialpsychologische Funktion. In Meetings vergewissern wir uns unserer Wichtigkeit, und dass uns unsere Kollegen und Chefs vertrauen.

Gerade in globalen Projekten und virtuellen Teams in Unternehmen mit Matrixstrukturen ist diese sozialpsychologische Funktion der Meetings von besonderer Wichtigkeit. Da sich die oft weltweit verstreuten Teammitglieder nicht zufällig auf dem Gang oder in der Kaffeeküche treffen, bieten diese Meetings eine gute Möglichkeit, als Gruppe zusammenzukommen, ein Wir-Gefühl aufzubauen und Ziele und Vorgehensweisen zu besprechen.. Auch das Teilen von Wissen findet in virtuellen Teams mehr in offiziellen Meetings statt als über informelle Informationskanäle. In virtuellen Teams sind daher Meetings noch wichtiger als in Präsenzteams, selbst wenn es nichts Konkretes zu entscheiden gibt.

Gleichzeitig sind Meetings auch eine Bühne für Machtkämpfe, Schuldzuweisungen und den Profilierungsdrang einzelner Mitarbeiter. Dies schadet dem Teamzusammenhalt mehr als dass es nutzt. Gerade in virtuellen Teams gibt es oft ein Machtgefälle durch kulturelle und sprachliche Faktoren, dessen wir uns nicht bewusst sind. (Siehe hierzu Machtfaktoren in virtuellen Tems.)

Viele dieser Meetings in virtuellen Teams finden als Telefonkonferenz oder Webmeeting statt und werden unzureichend und schlecht moderiert. Besonders bei deutschstämmigen Projekt- und Teamleitern von globalen Teams kommt die Beziehungsebene meist zu kurz. Das liegt an unserer typisch deutschen Sachorientierung. Dabei ist eine gute Beziehungsebene in vielen Kulturen Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit. Und gerade diese Beziehungsebene ist in virtuellen Teams besonders schwer herzustellen, da man die Mittagspause nicht gemeinsam verbringen kann. Das normale Dilemma eines virtuellen Teams. Gleichzeitig können kulturelle Unterschiede, denen wir uns kaum bewusst sind, schnell zu Missverständnissen und Konflikten führen. Sie erschweren damit das Teambuilding im virtuellen Team.

Aus all diesem lassen sich drei Tipps für virtuelle Team- und Projektmanager ableiten:

• Nutzen Sie die Web- und Telefonkonferenzen in virtuellen Teams konsequent, um das Teamgefühl zu stärken. Als Teamleiter sollten Sie sich bei der Moderation dieser Meetings mit entsprechenden Moderationstechniken für virtuelle Teams vertraut machen.
• Wenn möglich halten Sie ein Präsenz-Kick-off Meeting ab, damit die Teammitglieder die Möglichkeit haben, sich persönlich kennenzulernen. Unter Umständen kann dieses auch virtuell stattfinden.
• Bieten Sie Ihren virtuellen Teammitgliedern ein gemeinsames interkulturelles Teamtraining an und besprechen Sie kulturelle Unterschiede offen.

Wenn Sie an einem interkulturellen Teamtraining oder einem Teambuilding für Ihr virtuelles Team interessiert sind, kontaktieren Sie mich bitte. Ich biete solche Teamtrainings auch im virtuellen Klassenzimmer an.