Tel: +49(0)89-90 54 84 55

Mail: info(at)thehumanfactor.de

us

"Souverän kommunizieren - Distanzen überwinden"

Barrierefrei kommunizieren in virtuellen Teams und virtuellen Meetings

Stolperfallen in der virtuellen Kommunikation vermeidenWas haben Barrieren mit virtuellen Teams zu tun? Die moderne Technologie verbindet uns Menschen schließlich trotz der Distanz. So können wir auch im virtuellen Team oder in virtuellen Meetings gut zusammenarbeiten. Doch geht das wirklich stör- und damit barrierefrei? Und falls nicht, wie kann ich die Barrieren im virtuellen Team überwinden?

Die technischen Medien machen Kommunikation und Zusammenarbeit über die Distanz möglich und bilden sozusagen eine Art Brücke. Ob die Brücke jedoch alle Barrieren und Stolperfallen der virtuellen Kommunikation und Zusammenarbeit beseitigt, kommt darauf an, wie Sie die Medien verwenden und ob Sie es schaffen, alle Hindernisse zu beseitigen.

Welche Stolperfallen und Barrieren gibt es also bei der Kommunikation auf Distanz in virtuellen Teams?

1. Fehlende Signale der Körpersprache

Je nachdem, welches Medium Sie verwenden zur Überbrückung der Distanz in virtuellen Teams und virtuellen Meetings, fehlen uns fast immer gewisse körpersprachliche Signale, die uns auch einen Hinweis geben, wie wir die erhaltenen Informationen und Hinweise zu deuten haben.

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, übertragen Sie noch nicht einmal Ihre Stimme. Das ist auch der Grund, warum E-Mails besonders anfällig für Fehlinterpretationen sind.

In einem Online-Meeting mit eingeschalteter Webcam wird aber auch nur ein kleiner Teil Ihrer Körpersprache übertragen. Ohne Verwendung der Webcam sogar nur Ihre Stimme.

Wenn wir über die Distanz miteinander kommunizieren, müssen wir also noch viel klarer sein als normalerweise und sollten uns von Anfang an gut überlegen, wie wir unsere Kommunikationspartner auch wirklich erfolgreich abholen. Visuelle Hilfsmittel sind dabei eine gute Stütze – zum Beispiel Bilder und Grafiken auf Folien oder für alle sichtbare Notizen in Online-Meetings.

2. Emotionale Distanz

Je nachdem, wie oft bzw. wie selten wir unsere Kommunikationspartner im virtuellen Team persönlich treffen, haben wir meist eine viel größere emotionale Distanz zu unseren virtuellen Teamkollegen als zu unseren Teamkollegen vor Ort. Schließlich fehlt die virtuelle Kaffeeküche.

Wenn die Beziehungsebenen jedoch nicht stark genug ist, dann werden Informationen oft fehlinterpretiert. „Warum hat der das jetzt so merkwürdig formuliert? Was will er mir damit sagen?“ Darum sollte man in virtuellen Teams auch immer in die Beziehungsebene investieren und versuchen, die Teamkollegen auch auf einer persönlichen Ebene besser kennenzulernen. Denn auch wenn wir es nicht wahrhaben wollen, die Beziehungsebene schwingt immer mit in unserer Kommunikation und ist im Zweifel die Ebene, der wir mehr Bedeutung zuwenden.

3. Unterschiedlicher räumlicher und zeitlicher Kontext

Die räumliche Distanz zueinander, wenn wir miteinander über Kommunikationsmedien kommunizieren, hat auch zur Folge, dass wir nicht wissen, in welchem Zustand, in welcher Stimmung, in welchem Kontext jemand unsere Informationen interpretiert.

Wird mein Kollege gerade von einer Situation im Großraumbüro abgelenkt? Wie warm oder kalt ist es gerade bei ihm im Büro? Wie spät ist es gerade für ihn und ist die Zeit für das Online-Meeting für ihn günstig? Wie ist die Stimmung überhaupt in seinem Büro oder an seinem Standort? Gibt es Probleme mit den Kollegen vor Ort oder Gerüchte über Schließungen des Standorts, die das Klima negativ beeinflussen?

All das gilt es in virtuellen Teams herauszufinden bzw. explizit zu kommunizieren.

4. Unterschiedlicher kultureller Hintergrund

Was immer wir tun, geschieht vor einem kulturellen Hintergrund. Was sind die Gepflogenheiten in meinem Land? Wie drückt man sich aus, welche kulturellen Werte stehen ganz oben und beeinflussen die Geschäftskultur? Was sind meine Erwartungen an ein effizientes Meeting? Wie viel gebe ich von mir persönlich preis?

In virtuellen Teams arbeiten wir oft mit Menschen mit einem anderen kulturellen Hintergrund zusammen. Wir müssen dazu nicht einmal unser eigenes Land verlassen. Alles ganz bequem.

Wenn wir uns aber unserer eigenen kulturellen Brille nicht bewusst sind und auch nichts über die anderen Kulturen wissen, dann wird es sehr schwer, wirklich effektiv miteinander zu kommunizieren. Erst recht, wenn der meiste Kontakt virtuell stattfindet.

5. Sprachliche Barrieren

Außerdem kommunizieren in internationalen virtuellen Teams einige, manchmal sogar alle Teammitglieder, in einer Fremdsprache, was das Verständnis zusätzlich erschwert. Meist ist die gemeinsame Sprache Englisch. Doch was man unter einem Wort wirklich versteht, kann ganz unterschiedlich sein. Außerdem gibt es womögliche ganz unterschiedlichen Englisch-Niveaus im Team. Wenn Muttersprachler im Team sind, vergessen diese oft schnell, dass sie kaum verstanden werden, wenn sie genauso kommunizieren, wie sie es mit ihren Landsleuten machen, z. B. mit starkem Dialekt, Slang und Wortbildern, die von Menschen mit einem anderen sprachlichen und kulturellen Hintergrund, nicht verstanden werden.

Übrigens: Wussten Sie, dass für Schweizer aus der deutschsprachigen Schweiz, Deutsch eine Fremdsprache ist und sie sich deshalb Deutschen gegenüber sprachlich oft unterlegen fühlen?

6. Ressourcenungleichheit und unterschiedliche Rahmenbedingungen

Wenn Menschen in virtuellen Teams von verschiedenen Unternehmens­standorten miteinander arbeiten und kommunizieren, vergessen Sie manchmal, dass die vorhandenen Ressourcen nicht für alle gleich sind. Die Mitarbeiter in Stuttgart haben vielleicht mehr Zugriff auf die Teamleiterin als die Mitarbeiter in London und Hamburg, weil die Teamleiterin nämlich auch am Standort Stuttgart sitzt. In Stuttgart gibt es eine große Kantine mit subventioniertem Essen, weil es der Hauptsitz ist und dort die meisten Mitarbeiter arbeiten. Am Standort London dagegen müssen die Mitarbeiter das Gebäude verlassen, um sich etwas zu essen zu kaufen oder essen zu gehen.

Oder es gibt Supportmitarbeiter, auf die man an manchen Standorten einen direkten Zugriff hat, an anderen jedoch nicht? In unterschiedlichen Ländern gelten andere Gesetzgebungen, Arbeits- und Urlaubszeiten. Kann ich von einem Mitarbeiter in den USA überhaupt die gleiche Arbeitsweise und Effizienz erwarten wie von einem Deutschen, wenn ich berücksichtige, dass dieser Amerikaner vielleicht nur 10 Tage Urlaub im Jahr hat, also viel weniger Erholungszeit?

Oft sind wir uns der Ressourcenungleichheit in virtuellen Teams überhaupt nicht bewusst. Hier ist es also wichtig, mit den virtuellen Kollegen und Mitarbeitern auch über scheinbar Selbstverständliches und die vorhandenen Rahmenbedingungen zu sprechen.

7. Mangelnde soziale Präsenz und Kontrolle

Wenn wir mit einer größeren Gruppe von Menschen in virtuellen Konferenzen, also zum Beispiel Telefonkonferenzen oder Online-Meetings kommunizieren, ist die soziale Präsenz relativ klein. Das heißt, wenn Sie im Online-Meeting nichts sagen und Ihre Webcam nicht anmachen, dann kann man gut vergessen, dass Sie überhaupt dabei sind, da Sie ja in virtuellen Meetings nicht mit Ihrem Körper präsent sind oder diese körperliche Präsenz nur auf ein Webcambild reduziert ist.

Praktisch hören wir im Online-Meeting sowieso oft nur mit einem halben Ohr zu und schreiben nebenbei E-Mails, bei denen uns dann auch noch Flüchtigkeitsfehler unterlaufen, die wir später ausbügeln bzw. klarstellen müssen. Wir „multitasken“ mehr recht als schlecht, da der Moderator das ja in der Regel sowieso nicht mitbekommt und die Meetings oft wenig interessant sind. Aus diesem Grunde sollten virtuelle Konferenzen noch relevanter und interaktiver sein als normale Meetings vor Ort. Eine gute Moderation ist hier das Ah und Oh für ein gelungenes und motivierendes Online-Meeting.

8. Weniger Interaktion durch mangelnden Blickkontakt

In virtuellen Meetings mit einem großen Teilnehmerkreis herrscht oft eine größere Sprechbarriere – besonders bei mehr zurückhaltenden, sehr rücksichtsvollen Menschen. Sie wollen ja nicht stören, dem anderen nicht ins Wort fallen. Und der Moderator oder Referent sieht leider nicht den fragenden oder ungeduldigen Gesichtsausdruck des einen oder anderen Teilnehmers. Und schon bleiben in virtuellen Meetings Fragen ungestellt, wichtige Kommentare ungesagt, werden Mitarbeiter in virtuellen Teams unbemerkt demotiviert.

Hier sollte der Moderator von virtuellen Meetings sicherstellen, dass Zeit und Platz für diese Fragen ist und dass alle Hinweise der Mitarbeiter im virtuellen Team auch wirklich gehört werden können. Klare Kommunikationsregeln helfen hierbei. Als Teilnehmer in virtuellen Meetings sollten Sie sich auf der anderen Seite klarmachen, dass zu viel Zurückhaltung nichts bringt und Sie auch mal über Ihren Schatten springen müssen, wenn Sie nicht übersehen werden möchten.

9. Technik- und Know-how-Barrieren

Wie gut kennen Mitarbeiter in virtuellen Teams die zur Verfügung stehenden Medien? Wie sicher sind sie in deren Anwendung? Jeder kann E-Mails schreiben und beantworten, aber erfüllen sie auch ihren Zweck? Das neue soziale Netzwerk wurde unternehmensweit ausgerollt, doch nur wenige sehen einen Sinn in diesem zusätzlichen Kommunikationsmedium. Viele verwenden es überhaupt nicht oder wissen nicht, wie man es richtig verwendet.

Was tue ich als Besprechungsleiter, wenn mich im virtuellen Meeting ein Teilnehmer nicht hören kann? Wie teile ich meinen Bildschirm oder stelle alle Teilnehmer auf „stumm“? Wie kann ich eine Diskussion steuern? Gibt es Funktionen wie ein gemeinsames Whiteboard oder Umfragen und wie verwende ich sie? Was muss ich beachten, wenn ich eine Einladung zu einem Skype for Business oder WebEx Meeting verschicke?

Je weniger die Teilnehmer in den zur Verfügung stehenden Kommunikationsmedien geschult sind, desto größer die Barriere, dieses Medium auch gekonnt zu verwenden.

Sie sehen, es gibt eine ganze Menge Barrieren zu überwinden in virtuellen Teams und Online-Meetings. Vielleicht fallen Ihnen ja noch andere Barrieren ein oder sie haben lustige oder weniger lustige konkrete Beispiele zu diesen Barrieren, dann geben Sie diese doch bitte unten als Kommentar ein.