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Microsoft Teams versus Skype (Skype for Business)

Microsoft Teams versus Skype - beide Tools im Vergleich für interaktive Webkonferenzen und Webinare

Microsoft Teams versus Skype for Business, das ist derzeit für viele Unternehmen und deren Mitarbeiter die entscheidende Frage. Microsoft hat angekündigt, dass Teams Skype for Business komplett ersetzen wird. Doch was wird besser mit Teams und wo sind die Unterschiede speziell in Online- Meetings? Das soll dieser Artikel beleuchten.

Seit Jahren trainiere ich Mitarbeiter in Unternehmen, wie sie bessere und richtig effektive Online-Meetings und -Trainings abhalten können. Online-Meetings, bei denen die Teilnehmer nicht nebenbei ihre Mails bearbeiten.

Begonnen habe ich mit Microsoft Lync und Cisco Webex. Aus Lync wurde dann Skype for Business und jetzt schließlich Microsoft Teams. Viele meiner Kunden planen derzeit die Migration von Skype for Business auf Teams. Bei den meisten Microsoft Upgrades der Conferencing-Tools in der Vergangenheit wurde das Look & Feel komplett verändert, die Funktionalität aber fast gar nicht.

Doch mit Microsoft Teams ist dann doch erst mal ziemlich viel anders:

Microsoft Teams ist viel mehr als nur ein Tool für Webkonferenzen

Microsoft Teams versus Skype for Business. die Teams Umgebung außerhalb von Teams Meetings

Erst einmal ist wichtig festzustellen, dass Microsoft Teams viel mehr ist als nur ein Tool für Online-Meetings bzw. Webkonferenzen. Die im Vergleich zu Skype for Business neu hinzugekommenen Funktionen sind wirklich sehr wertvoll für virtuelle Teams und die Zusammenarbeit in solchen Teams. Trotzdem vermisse ich derzeit noch andere Funktionalitäten von Skype for Business Meetings, die mir lieb und teuer geworden sind.

Als erstes muss man verstehen, dass in Microsoft Teams alles in sogenannten Teams organisiert ist. Man muss also zuerst ein oder mehrere Teams anlegen, deren Mitglieder dann über den Chat und sogenannte Kanäle miteinander verbunden sind.

Für mich sind diese Teams, die in Microsoft Teams angelegt werden, wie virtuelle Teamräume, die die Zusammenarbeit auch über die Distanz fördern sollen. Damit eignen sie sich wunderbar für virtuelle, also standortverteilte Teams. Hier kann man z. B. dem gesamten Team Fragen stellen, miteinander chatten, etwas asynchron, also zeitversetzt diskutieren, verschiedene Kommunikationskanäle nach Themen anlegen, Dokumente ablegen und Teammeetings planen. Weitere Informationen finden Sie u. a. in diesem Artikel Teams versus Skype oder auch hier: Microsoft Teams – ein Einblick.

In letzter Zeit habe ich die Meeting-Funktionalität des Microsoft Teams Conferencing-Tools mit ein paar Kunden, meinem virtuellen Trainerteam und meiner virtuellen Assistentin getestet. Im Folgenden möchte ich Sie über mein bisheriges Testergebnis informieren. Was ist besser geworden, neu hinzugekommen und was fehlt noch aus meiner Sicht? Das wollte ich herausfinden. Wohlgemerkt, es ging mir hier hauptsächlich um das Testen von Funktionalitäten während eines virtuellen Meetings.

Auch kann ich nicht behaupten, dass hier in diesem Artikel alle Teams-Meeting-Funktionen vollständig behandelt werden. Schließlich gibt es viele Apps-Integrationen mit Teams, die ich nicht getestet habe. Ich habe mich auf die offensichtlichen neuen Funktionen und die mir von Skype for Business bekannten Funktionen im Meeting beschränkt. Stand des Tests: Ende November 2019. Alles, was mehr oder weniger gleich geblieben ist, werde ich hier ebenfalls nicht explizit erwähnen.

Microsoft Teams versus Skype: Was bleibt – was ändert sich im Webmeeting?

Im Online-Meeting hat sich beim Sprung von Skype for Business auf Teams einiges verändert. In dem Zuge sind neben der komplett neuen Benutzeroberfläche neue Funktionen hinzugekommen. Doch andere, von mir sehr geschätzte Funktionen wiederum fehlen noch.

Sehen wir uns doch die neuen, geänderten oder fehlenden Teams-Funktionen im Web-Meeting mal an:

Neu: Besprechungsnotizen

Besprechungsnotizen in Microsoft Teams

In den Teams-Meetings selbst gibt es jetzt eine neue Funktion, die „Besprechungsnotizen“ heißt. Auf diese Funktion haben alle Mitglieder des Teams Zugriff haben, aber eben leider auch nur diese. Das heißt, wenn externe Teilnehmer im Meeting sind, die nicht Mitglieder des Teams-Netzwerks sind, also zum Beispiel Lieferanten, Partner oder Kunden, dann können diese nicht nachvollziehen, was auf den Besprechungsnotizen notiert wird. Und selbst etwas schreiben können sie natürlich auch nicht. Das ist wirklich schade.

Selbst wenn die Mitglieder in einem Teams-Netzwerk verbunden sind, kann es Probleme geben, wenn mehrere gleichzeitig Einträge in den Besprechungsnotizen vornehmen. Zumindest bei meinen Tests gab es teilweise eine beträchtliche Zeitverzögerung, bis man sehen konnte, was der andere geschrieben hat. Also gehe ich davon aus, dass diese Funktion viel Bandbreite benötigt bzw. durch die Verbindung mit Sharepoint etwas langsam ist. Allerdings fehlt mir hier noch die Erfahrung in vielen Meetings, um abschließend eine Bewertung vornehmen zu können.

Leider sind die Besprechungsnotizen nur für reinen Text gedacht und nicht kombinierbar mit Grafiken oder Bilder. Hier wäre wünschenswert, wenn Microsoft noch nachlegt.

Was ich ebenfalls noch nicht optimal finde, ist, dass man nicht sehen kann, wer was in den Besprechungsnotizen hinzugefügt hat. Manchmal mag zwar Anonymität erwünscht sein, doch bei den Besprechungsnotizen empfinde ich es eher hinderlich, wenn man nicht weiß, von wem ein Abschnitt bzw. eine Notiz kommt.

Also prinzipiell sind die Teams Besprechungsnotizen eine gute Idee, aber auf jeden Fall aus meiner Sicht noch verbesserungswürdig.

Neu: den Webcam-Hintergrund weichzeichnen

Webcambild in Microsoft Teams - Hintergrund weichzeichnen

Mit Microsoft Teams ist es jetzt möglich, den Hintergrund des eigenen Webcam-Videos weichzeichnen zu lassen. Das ist sicher sinnvoll, wenn der Hintergrund zu unruhig ist oder dort Sachen stehen, die der Besprechungspartner nicht sehen soll.

Ich könnte mir das sowohl im Homeoffice vorstellen oder auch im Großraumbüro, damit vorbeilaufende Kollegen nicht mit ins Bild kommen. Diese neue Funktion empfinde ich als grundsätzlich sehr positiv.

Microsoft Teams versus Skype: gemeinsame Whiteboards

Im normalen Besprechungsraum kann man schnell mal an ein Whiteboard oder Flipchart laufen und spontan etwas visualisieren. Im virtuellen Meetingraum sind Visualisierungen und für alle sichtbare Notizen sogar noch viel wichtiger, um die Aufmerksamkeit zu fokussieren. Doch was für digitale Whiteboards gibt es in virtuellen Meetings?

Hier vergleiche ich die verschiedenen Whiteboards, die in Skype for Business im Vergleich zu Teams Meetings zur Verfügung stehen.

Das altbewährte Skype for Business Whiteboard

Microsoft Teams versus Skype: das in Skype for Business integrierte Whiteboard

Bei Skype for Business gibt es ein unkompliziertes eigenes Whiteboard, auf dem alle Teilnehmer gleichzeitig auch tippen können. Genauso kann man Screenshots und Grafiken hinzufügen, Häkchen setzen, zeichnen, unterstreichen. Und alles kann bequem per „Drag & Drop“ verschoben werden.

Das neue integrierte Whiteboard im Teams-Meeting

Microsoft Teams versus Skype - hier das im Teams-Meeting integrierte Whiteboard

Das neue in Teams Meetings integrierte Microsoft Whiteboard eignet sich derzeit am Computer nur für Menschen, die gut mit der Maus schreiben und zeichnen können. Es gibt hier nicht die Möglichkeit, Worte anhand der Tastatur auf das Whiteboard zu tippen oder Bilder bzw. Grafiken einzufügen, wie es in Skype for Business Meetings möglich ist. Außerdem kann man die einzelnen Elemente auf dem Whiteboard nicht verschieben, man kann nur das gesamte Whiteboard verschieben. Man kann also nichts ordnen bzw. clustern.

Allerdings sollen die Whiteboard-Funktionen noch erweitert werden, wie Microsoft verlauten lässt, was mich hoffnungsvoll stimmt: Whiteboard in Microsoft Teams Meetings

Leider ist dieses in Teams Meetings integrierte Whiteboard nicht automatisch für alle Teilnehmer im Meeting sichtbar. Damit ein externer Besprechungsteilnehmer das Whiteboard sehen und nutzen kann, muss das einladende Unternehmen gegebenenfalls eine Föderation mit der externen Firma schließen bzw. die Teilnehmer der externen Firma als Gast-Gruppenmitglieder im Team anlegen. Das macht die Sache jedoch ziemlich umständlich.

Das integrierte Invision Whiteboard im Teams-Meeting

Microsoft Teams versus Skype: das in Teans integrierte Invision Whiteboard

Es gibt bei Microsoft Teams auch die Möglichkeit, ein Invision-Whiteboard mit Teams zu verknüpfen, wenn es vom Administrator aktiviert wurde. Auf diesem Whiteboard können dann alle Teilnehmer im Teams-Meeting auch gleichzeitig mit der Tastatur auf das Whiteboard schreiben. Außerdem können alle zeichnen oder Grafiken hochladen.

Allerdings muss der Moderator dafür einen kostenlosen Account bei Invision haben und dort angemeldet sein, um das Whiteboard im Teams Meeting zu öffnen. Die Besprechungsteilnehmer können das Whiteboard dann bequem als Gast nutzen und müssen dazu nur eine Mailadresse eingeben. Dies funktioniert im Meeting relativ unkompliziert, und ich kann die Verknüpfung des Invision Whiteboards derzeit nur empfehlen.

Da das Invision Whiteboard aber erst vom Office 365 Administrator fürs Unternehmen freigeschaltet werden muss, kann man nicht automatisch davon ausgehen, ein solches Whiteboard in jedem Teams-Meeting verwenden zu können.

Das Microsoft Whiteboard als Desktop-App

die Microsoft Desktop App zum gemeinsamen Brainstormen in Gruppen

Diese unter Office 365 verfügbare App Microsoft Whiteboard hat meiner Meinung nach alle Funktionalitäten, die man so braucht und ist auch dem in Skype for Business integrierten Whiteboard überlegen. Allerdings ist es (noch) nicht komplett mit dem Teams-Meeting integriert.

Ein im Online-Meeting integriertes Whiteboard dagegen hat den großen Vorteil, dass man gleichzeitig auf demselben Bildschirm den Chat sehen kann.

Diese komplette Integration mit Microsoft Teams fehlt also noch bei der Microsoft Whiteboard App. Man kann dieses Microsoft Whiteboard derzeit in einem Teams-Meeting über die Funktion Bildschirmteilen den anderen Teilnehmern zeigen. Doch dann können andere Teilnehmer leider nicht auf das Whiteboard schreiben.

Mit der Funktion „andere einladen“ (per E-Mail oder Link) sollte man die Microsoft Whiteboard App jedoch auch gemeinsam nutzen können. Den Link könnte man dann im Teams Meeting teilen, so dass dann alle gemeinsam auf dem Whiteboard schreiben können. Dies ist besonders für Gruppen Brainstormings oder Erwartungsabfragen sehr wertvoll.

Bisher hat das aber mit externen Besprechungsteilnehmern in meinen Tests leider noch nicht funktioniert.

Microsoft Teams versus Skype: Live-Umfragen

Die Skype for Business Umfrage ist schnell im Meeting erstellt und geteilt.

Mit Skype for Business kann der Referent eine anonyme Umfrage für das Meeting vorbereiten. Diese kann er dann im Online-Meeting öffnen, um die Teilnehmer abstimmen zu lassen. Die Besprechungsteilnehmer können dann im Meeting live und anonym an der Umfrage teilnehmen. Und der Referent kann die anonymen Ergebnisse für alle sichtbar machen.

Eine solche Umfrage eignet sich besonders für kurze Interaktionen in großen Gruppen und die Einholung ehrlicher Meinungen, die durch die gegebene Anonymität wahrscheinlicher wird. Ebenfalls empfehlen sich solche Umfragen für kurze Blitzlichter, Stimmungsbilder und demokratische Abstimmungen.

In Microsoft Teams gibt es zur Erstellung von Umfragen die App Forms. Die Verwendung dieser App in einem Teams Meeting ist mir allerdings im Test mit meiner virtuellen Assistentin leider noch nicht gelungen. Eine Vorschau meiner gerade erstellten Frage und der Antwortmöglichkeiten war nicht zu sehen und ich konnte die Umfrage im Meeting selbst auch nicht abschicken.

Ich konnte die Umfrage nur im Teams-Kanal posten:

Die Teams-Umfrage kann man im Teams-Kanal posten.

Das Gute daran ist, dass damit auch asynchrone, also zeitversetzte Abstimmungen möglich sind. Wie es jedoch live und synchron von einem Meeting aus funktioniert, muss ich noch einmal testen. Wenn man es immer nur in einem Teams-Kanal posten kann, bedeutet das ja, dass man es nicht in einem Meeting mit externen Besprechungsmitgliedern nutzen kann. Denn diese sind ja meist nicht Mitglied des Teams.

Auch ist mir nicht ganz klar, ob man die Umfrage irgendwann schließen kann, damit keine neuen Antworten mehr eingehen können. Denn nur dann hat man eine feste nachvollziehbare Grundlage, anhand der man Entscheidungen ableiten kann. Auf jeden Fall scheinen die neuen Forms-Umfragen genauso anonym zu sein wie die Skype for Business Umfragen. Das finde ich sehr gut.

Microsoft Teams versus Skype: Powerpointfolien präsentieren

Sowohl bei Teams als auch bei Skype (Skype for Business) kann man Powerpointfolien in drei Haupt-Varianten präsentieren:

  1. Den kompletten Bildschirm teilen
    • die Teilnehmer sehen alles, was im Vordergrund auf dem Bildschirm angezeigt wird
    • diese Funktion ist praktisch, kann aber dazu führen, dass die Teilnehmer Sachen sehen, die sie nicht sehen sollten
  2. Das Fenster mit der Präsentation teilen
    • die Teilnehmer sehen nur die Powerpoint-Präsentation
    • sobald der Referent ein anderes Fenster in den Vordergrund holt, sehen die Teilnehmer nichts mehr
  3. Die Präsentation in den virtuellen Besprechungsraum laden
    • die Präsentation muss dazu nicht parallel offen sein
    • die Teilnehmer sehen nur die Präsentation, nichts anderes
    • diese Variante ist in Skype for Business leider nicht so bekannt, ist aber sehr zu empfehlen

Die darauffolgenden Möglichkeiten bei Variante 3 sind bei Teams nun leider wesentlich eingeschränkter:

Präsentation, Chat und Teilnehmerliste im Blick

Wenn man als Referent seine Präsentationsfolien, den Chat und die Teilnehmerliste gleichzeitig sehen kann, hat man seine Teilnehmergruppe besser im Griff. Man bekommt so mit, wenn Teilnehmer technische Probleme haben oder gar aus dem Meeting fallen und kann mit ihnen jederzeit per Chat kommunizieren. Das ganze virtuelle Raumgefühl bleibt trotz der Präsentation erhalten.

Microsoft Teams oder Skype: Präsentationen mit Skype for Business

Mit Skype for Business ist das ohne Probleme möglich. Dazu muss man die Präsentation in den Meetingraum laden, also die oben genannte Präsentations-Variante 3 verwenden. Dann sieht man auch als Referent links oben die Teilnehmerliste und links unten den Chatbereich.

Bei Microsoft Teams kann man zwar auch die Präsentation in den Meetingraum laden (Variante 3), hat aber dann nur die Möglichkeit, sich entweder den Meeting-Chat ODER die Teilnehmerliste ODER die Besprechungsnotizen gleichzeitig mit der Präsentation anzeigen zu lassen:

Das ist zwar immer noch besser als wenn man die Variante 1 oder 2 verwendet (dann sieht man als Referent nur die Präsentationsfolien). Schön wäre es trotzdem, wenn man sich auch in Teams gleichzeitig den Meeting-Chat und die Teilnehmerliste anzeigen lassen kann. Ansonsten könnte es z. B. passieren, dass alle Teilnehmer das Meeting bereits verlassen haben, während der Referent weiter eine Folie nach der anderen präsentiert.

Anzeigen aller Präsentations-Folien oder der Powerpoint-Notizen

Skype for Business Präsentationen mit Folienvorschau

Bei eingesetzter Präsentationsvariante 3 kann man sich als Referent bei Skype for Business bei einer laufenden Powerpoint-Präsentation die Miniaturbilder aller Folien anzeigen lassen. Damit kann man locker mit zwei Klicks von Folie 5 auf Folie 15 springen, ohne dass die Teilnehmer von den übersprungenen Folien etwas mitbekommen.

Das geht mit Teams leider nicht mehr. Statt der Miniaturbilder kann man sich in Skype for Business als Referent auch die Powerpoint-Notizen anzeigen, damit man in seinem Vortrag nichts vergisst und die Folien trotzdem nicht mit Text vollpflastert.

Bei Teams kann man sich nur über die Powerpoint-Referentenansicht und bei Einsatz von zwei Bildschirmen und Nutzung der Präsentations-Varianten 1 und 2 die nächste Folie und die Notizen am nicht geteilten Bildschirm anzeigen lassen. Nur dann kann man meines Wissens nach auch gezielt Folien auslassen bzw. auf bestimmte Folien springen. Leider sieht man bei den Präsentationsvarianten 1 und 2 den Meeting-Chat nicht mehr. Denn dieser ist nur einblendbar bei Variante 3 (siehe oben).

Schreiben und Zeichnen auf Folien beim Präsentieren

Microsoft Teams versus Skype: bei interaktiven Präsentationen punktet Skype for Business.

In Skype for Business kann der Referent bei eingesetzter Präsentations-Variante 3 auf die Folie, die er gerade präsentiert, etwas tippen oder zeichnen. Diese Schreibfunktion kann er auch für die Teilnehmer freigeben.

Dies sind schöne Funktionen, um Powerpoint-Präsentationen interessanter und interaktiver zu gestalten und mit spontanen Visualisierungen und Interaktionen zu kombinieren. Gerade in Online-Meetings und Webinaren ist das wichtig, damit die Teilnehmer „am Ball bleiben“. Man kann sie damit stärker einbeziehen und verhindern, dass sie sich nicht innerlich „wegbeamen“ bzw. nebenbei ihre Mails lesen.

Leider gibt es diese Funktion bei Microsoft Teams derzeit überhaupt nicht mehr, was extrem schade ist.

Microsoft Teams versus Skype: Referentenrechte gezielt vergeben

Bei Skype for Business kann man beim Einstellen des Meetings und auch noch im Meeting gezielt Referentenrechte vergeben und entziehen.

Im Gegensatz zu Skype hatten bei meinen Teams Meeting Tests alle Besprechungsteilnehmer automatisch Referentenrechte. Ich habe leider keine Möglichkeit gefunden, Referentenrechte zu entziehen.

Gerade, wenn man wie ich auch Live-online Schulungen durchführt, bei denen es um die Moderation von Online Meetings mit Microsoft Teams geht, kann das zu Chaos im Meetingraum sorgen. Denn Teilnehmer möchten erfahrungsgemäß dann alle gleichzeitig die Referentenfunktionen ausprobieren. Wer weiß, was passiert, wenn vier Personen gleichzeitig versuchen, ein Whiteboard zu öffnen.

Microsoft Teams versus Skype: Bei Interaktion und Meetings mit Externen punktet Skype

Für Online-Meetings oder Live-online Trainings ist Skype for Business Microsoft Teams aus meiner Sicht immer noch etwas überlegen. Dies gilt besonders beim Einsatz von Powerpointfolien.

Hier zusammenfassend die Funktionen aus Skype for Business Meetings, die in Teams Meetings noch gar nicht oder noch nicht so gut funktionieren:

  • auch mit externen Besprechungsteilnehmern ganz unkompliziert ein Whiteboard im Meeting teilen, auf dem alle auch tippen können
  • Umfragen in einem Meeting live durchführen, auch mit externen Besprechungsteilnehmern (die nicht Mitglied eines Microsoft Teams Teams und damit eines Teams Kanals sind)
  • sich Chat und Teilnehmerliste gleichzeitig anzeigen lassen, während man eine Powerpoint-Präsentation zeigt
  • als Referent auf Powerpointfolien spontan schreiben beim Präsentieren
  • Teilnehmer auf Powerpointfolien etwas schreiben oder markieren lassen
  • sich die Powerpoint-Folienvorschau anzeigen lassen
  • Powerpointfolien auch mit nur einem Bildschirm und gleichzeitiger Sicht auf den Chat spontan überspringen, ohne sie nacheinander durchklicken zu müssen
  • sich die Powerpoint-Notizen auch mit nur einem Bildschirm anzeigen lassen und gleichzeitig den Chat im Blick behalten
  • Referentenrechte im Meeting gezielt vergeben oder entziehen

Was ist nun mein Fazit beim Vergleich Microsoft Teams versus Skype bezogen auf Webkonferenzen und Webinare? Durch das Fehlen der oben genannten Funktionen ist Microsoft Teams derzeit aus meiner Sicht leider noch nicht so gut geeignet für Online-Workshops, interaktive Webinare und Live-online Trainings wie Skype. Hier haben Skype for Business, Webex, Zoom oder Adobe Connect derzeit noch die Oberhand.

Wenn jedoch in Microsoft Teams Meetings die Zusammenarbeit mit Externen einfacher gemacht wird und das integrierte Whiteboard in Teams weitere Funktionen von der Microsoft Teams App erhält, ist bereits ein großer Schritt getan. Noch wichtiger erscheint mir jedoch, dass man gleichzeitig mit Powerpointfolien den Chat im Blick haben kann und wie in Skype for Business auch in Teams auf Powerpointfolien tippen, markieren und zeichnen sowie einzelne Folien geschickt überspringen kann. Wenn diese Funktionen in naher Zukunft in Teams Meetings verfügbar sind, dann freue ich mich schon jetzt auf viele interaktive Web-Meetings, Online-Workshops und Webinare mit Microsoft Teams.

Wenn Sie hierzu Fragen oder Kommentare haben, kontaktieren Sie mich gerne. Genauso stehe ich Ihnen natürlich zur Verfügung, wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Einführung von Microsoft Teams mit einem professionellen Webinar zur Moderation von Online-Meetings begleiten wollen.