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"Souverän kommunizieren - Distanzen überwinden"

Wenn alle schweigen im Online-Meeting

wenn alle schweigen im Online-MeetingKennen Sie das? Sie halten ein Online-Meeting und die aktive Beteiligung der Besprechungsteilnehmer ist dürftig. Irgendwie haben Sie das Gefühl, dass kaum jemand wirklich konzentriert dabei ist.

Ich behaupte, das liegt daran, dass die soziale Präsenz jedes Einzelnen in Online-Meetings recht klein ist. Und damit auch die soziale Kontrolle. Das heißt, man kann sich leicht verstecken, es sich im „Passiv-Modus“ bequem machen – ganz nach dem Motto „Lass die mal machen!“. Andererseits sind die Ablenkungsmöglichkeiten enorm groß: Kollegen im Großraumbüro, Telefonanrufe, E-Mails, Spielereien am Handy, das Internet,…

Wie soll man da noch ein produktives Meeting durchführen, in dem miteinander diskutiert, wertvolle Erfahrungen geteilt und Entscheidungen von allen verbindlich mitgetragen werden?

Heute möchte ich Ihnen fünf einfache Methoden vorstellen, wie Sie für eine höhere soziale Präsenz und mehr Aktivität jedes Einzelnen in Ihren Online-Meetings sorgen können. Mit sozialer Präsenz meine ich das Gefühl jedes Einzelnen, wirklich aktiv anwesend zu sein und sich einbringen zu können und zu sollen.

1. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und verwenden Sie konsequent eine Webcam. Wenn Sie der Besprechungsleiter sind, bitten Sie Ihre Teilnehmer bereits bei der Einladung darum, in dem Meeting die Webcam anzuschalten. Dies sorgt für mehr Disziplin im Online-Meeting und macht es außerdem persönlicher und damit verbindlicher.

2. Initiieren Sie bzw. beteiligen Sie sich aktiv im Smalltalk zu Beginn des Meetings – noch vor dem offiziellen Start. Dies gilt besonders für Teammeetings, da das Persönliche hier oft zu kurz kommt. Wenn Sie mitbekommen, dass sich neue Teilnehmer eingewählt haben, begrüßen Sie auch diese und beziehen Sie sie mit in den Smalltalk ein. Typische Smalltalkthemen können sein: Urlaub, Reisen, Hobbys, Sport, Essen, Kinder. Es muss nicht immer nur das Wetter sein.

3. Wenn Sie das Meeting offiziell starten, empfiehlt es sich, nach der Vorstellung der Agenda und des Besprechungsziels, eine kleine Vorstellungs- oder Warmup-Runde als Eisbrecher durchzuführen. Eine Warmup-Runde kann folgendermaßen aussehen: Visualisieren Sie eine Frage zum Thema oder auch eine persönliche Frage auf einer Folie oder einem Whiteboard und lassen Sie die Teilnehmer nacheinander dazu einen Satz sagen. Die Vorteile einer solchen Einstiegsrunde sind, dass alle Teilnehmer fachlich oder persönlich abgeholt werden, jeder ein Gefühl dafür bekommt, wer im virtuellen Meetingraum ist und die Sprechbarriere auch für introvertierte Teilnehmer abnimmt, da sie bereits am Anfang etwas gesagt haben. Beispiele für Einstiegsfragen könnten sein: „Was war das Schönste an deinem Wochenende?“ oder „Wie ist euer Kenntnisstand zum Thema xy“? oder „Was war das Ereignis des Tages/der Woche?“

4. Wenn Sie etwas diskutieren wollen, empfehle ich, die Diskussionsfrage auf einer Präsentationsfolie oder auf einer Art Whiteboard zu visualisieren und die im Online-Meeting anwesenden Teilnehmer mit ihren Namen drum herum zu visualisieren (siehe Abbildung). Wenn möglich notieren Sie oder ein Co-Moderator für alle ersichtlich die Meinung der Person in Kurzform zum Namen. In Skype for Business und WebEx ist das über die integrierte Whiteboard-Funktion möglich oder wenn man die Präsentationsfolie in den Meetingraum hochlädt statt den Bildschirm zu teilen. Ansonsten funktioniert das auch sehr gut über Bildschirmteilen und OneNote. So wird auf einen Blick klar, was schon gesagt wurde und wer sich noch nicht zur Diskussionsfrage geäußert hat.

5. Eine weitere Möglichkeit, auch in größeren Online-Meetings eine soziale Präsenz herzustellen, ist der Chat. Stellen Sie viele Fragen an die Teilnehmer und lassen Sie sie ihre Antworten, Kommentare und auch Fragen in den Chat stellen. Lesen Sie die Chatnachrichten mit Nennung des Namens vor, z. B. „Christian schreibt im Chat, dass er das schon ganz oft erlebt hat“ oder „Natascha fragt gerade im Chat, wie man denn mit den Kundenanfragen umgehen soll. Natascha, gute Frage, was meinen die anderen dazu?“ Die Nennung des Namens gibt einer Person auf jeden Fall mehr Präsenz im Meeting.

Was halten sie von diesen Ideen? Welche wollen Sie bei Ihrem nächsten Meeting einmal ausprobieren? Und was haben Sie sonst noch für Ideen, wie man mehr soziale Präsenz und Aktivität in Online-Meetings schaffen kann? Gerne können wir uns dazu per Mail austauschen.