(c) Gudrun Höhne – the human factor
Webkonferenzen machen es scheinbar einfach, örtlich verteilte Teams zusammenzubringen, komplexe Informationen zu übermitteln, sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen und Entscheidungen im virtuellen Team zu treffen. Oftmals sitzen dazu einige Teilnehmer gemeinsam in einen Besprechungsraum mit einem Beamer und einer Telefonkonferenzanlage, während andere Teilnehmer online zugeschaltet sind.
Doch was bedeutet das für die Kommunikation im Online-Meeting? Gibt es Alternativen zu diesem Scenario? Ja, ich bin der Meinung, es gibt bessere Alternativen…
So gut es auch gemeint ist, dass sich Teilgruppen an verschiedenen Orten zusammenfinden, um gemeinsam am Online-Meeting teilzunehmen, so ungünstig ist es doch für die Moderation, das Besprechungsgeschehen und den Gesamtzusammenhalt des virtuellen Teams. Durch das beschriebene Scenario entsteht nämlich eine größere Untergruppe, die die Webkonferenz zum größten Teil bestimmen wird.
Die online zugeschalteten Teilnehmer bekommen in der Regel nicht alles mit und sind nicht so sichtbar und präsent wie die Teilnehmer, die in einem Besprechungsraum zusammensitzen. Dies wird dadurch erschwert, dass Webcams immer noch recht selten in den Unternehmen verwendet werden.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Barriere, sich in Online-Meetings mit mehr als fünf Teilnehmern aktiv einzubringen, sowieso schon größer ist. Das gilt besonders für Online-Meetings mit internationalen Teilnehmern, in denen Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede die Kommunikation zusätzlich erschweren.
Bei dem oben beschriebenen Scenario mit einer Untergruppe in einem gemeinsamen Besprechungsraum werden die entfernten Besprechungsteilnehmer voraussichtlich nur dann in Aktion treten, wenn sie direkt angesprochen und nach ihrer Meinung gefragt werden. Und selbst im Besprechungsraum bestimmen meist einige wenige Teilnehmer den Besprechungsverlauf, da auch hier die Hemmung, etwas laut und deutlich für alle ins Mikro bzw. die Konferenzanlage zu sprechen, größer ist, als wenn alle getrennt voneinander mit einem Headset an ihren Rechner sitzen.
Webkonferenz-Software, wie z. B. Lync, Skype for Business und WebEx haben wunderbare Werkzeuge, um die Barrieren und die gefühlte Distanz in Online-Meetings wirklich zu verringern. Diese Kommunikationswerkzeuge zur Interaktion sind mit dem genannten Scenario leider nicht umsetzbar. Denn um diese Interaktionswerkzeuge in Online-Meetings wirklich zu nutzen und die Barrieren zu verringern, muss jeder einzelne Besprechungsteilnehmer an seinem Rechner sitzen, um sich von dort per VoiP und Tastatur im Chat, auf den Whiteboard und in Umfragen aktiv einzubringen.
Fazit: Wenn alle getrennt an ihren Rechnern sitzen, sind die Kommunikationsbarrieren für den Einzelnen wesentlich kleiner. Mit einer gekonnten Online-Moderation entsteht so eine gute Besprechungsatmosphäre und ein echtes Teamgefühl trotz der Distanz. Es entstehen auch keine Untergruppen, die zu einem ungünstigen Machtgefälle im virtuellen Team führen. Insgesamt fühlen sich die virtuellen Besprechungsteilnehmer trotz der räumlichen Trennung näher als bei dem eingangs beschriebenen Scenario.
Sie sind nicht überzeugt? Probieren Sie es aus und lassen Sie sich von mir beraten, wie Sie erfrischend andere Online-Meetings gestalten können, besonders in virtuellen Teams. Gerne gebe ich Ihnen einen ersten kostenlosen Einblick online.
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