In Zeiten des Coronavirus und von Reisebeschränkungen durch Budgetkürzungen wird es immer wichtiger, auch virtuell gut zusammenzuarbeiten. Denn nun müssen manche Präsenzmeetings durch Videokonferenzen und möglichst effektiven Online Meetings ersetzt werden.
Die Videokonferenz kommt gefühlt dem Präsenzmeeting am nächsten. Jeder kann jeden sehen und manchmal sieht es sogar so aus, als würde man an einem Besprechungstisch zusammensitzen. Doch ist die Videokonferenz immer die beste Lösung?
Für gute Videokonferenzen benötigt man den Zugang zu Videokonferenzräumen, die man meist im Vorfeld reservieren muss. Das macht die Sache manchmal aufwändig. Viel einfacher und bequemer sind dagegen Online Meetings, die man mittels einer Konferenzsoftware wie Skype for Business, Microsoft Teams oder Webex sogar ganz unkompliziert und spontan vom Arbeitsplatz aus durchführen kann.
Doch Online Meetings sind nicht ganz dasselbe wie Videokonferenzen, das Konferenzraumgefühl ist anders, und so stellt sich die Frage, wie man in wirklich effektiven Online Meetings auch Vertrauen aufbauen, ein Gefühl für die Gesprächspartner bekommen und Diskussionen entfachen kann.
In Webkonferenzen Vertrauen aufbauen durch Webcam
Für den Vertrauensaufbau in Online Meetings sollten alle Teilnehmer eine Webcam verwenden. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Gesicht gut ausgeleuchtet ist und setzen Sie sich frontal zur Kamera. Wenn Sie die Webcam Ihres Laptops verwenden, sollten Sie den Laptop nicht in die Dockingstation stecken. Wenn Sie vom Arbeitsplatz aus teilnehmen und einen externen größeren Bildschirm haben, empfehle ich eine separate Webcam, die oberhalb des größeren Bildschirms klemmt.
Sitzen Sie möglichst nicht vor einem Fenster, da sich Ihr Gesicht sonst nur in Dunkelheit hüllt. Schauen Sie immer wieder bewusst in die Webcam, weil nur dann der oder die Gesprächspartner das Gefühl bekommen, direkt angesehen zu werden. Um sich daran zu erinnern, können Sie mit einem Post-it einen Smiley an ihre Webcam kleben.
Kleiden Sie sich ähnlich, wie Sie sich auch für ein Meeting vor Ort gekleidet hätten. Auch die Kleidung sorgt für Vertrauen in Online-Meetings. Prüfen Sie vorher den Webcamausschnitt und achten Sie auf nicht zu viel Ablenkung im Hintergrund, wenn es um ein erstes Kennenlernen geht. Wenn sich die Gesprächsteilnehmer allerdings schon gut kennen, kann es sogar vertrauenserweckend sein, was Sie im Webcam-Hintergrund so von sich preisgeben. Man nimmt dadurch auch Ihre Umgebung wahr, und das wirkt authentischer.
Sich mit seinem Gesicht zu zeigen, fördert den Vertrauensaufbau in effektiven Online Meetings ungemein. Wir werden mehr als Mensch in der Gesamtheit wahrgenommen und strahlen damit Offenheit aus. Wir haben nichts zu verstecken. Außerdem fördert es die Aufmerksamkeit und Disziplin in der Webkonferenz. Wann beginnen Sie, für effektive Online Meetings Ihre Webcam anzumachen?
Vertrauen aufbauen in Online Meetings durch den virtuellen Raum
Ein guter Online-Moderator schafft es, in Online Meetings einen virtuellen Raum zu schaffen, der so stark ist, dass auch im virtuellen Konferenzraum – also auf dem Bildschirm – ein Gruppengefühl entsteht. Was muss der Moderator dazu beachten?
Als erstes sind klare Kommunikationsregeln in effektiven Online Meetings ein Muss, das oft vergessen wird. Die Teilnehmer müssen wissen, ob sie ihre Webcam anmachen sollen, ob sie ihr Mikrofon stumm schalten sollen, und wie sie sich zu Wort melden können. Ich empfehle in größeren Runden ab sieben Teilnehmern auf jeden Fall die zusätzliche Nutzung des Chats. Geben Sie den Teilnehmern die Gelegenheit, im Chat zu kommentieren oder Fragen zu stellen. Der Chat dient damit als Ersatz für die fehlende oder eingeschränkte Körpersprache. Vereinbaren Sie ein Zeichen im Chat als Handzeichen.
Wie schafft man nun einen virtuellen Raum als Moderator? In effektiven Online Meetings sollten Sie zu Beginn eine Vorstellungs- bzw. Warmuprunde durchführen, bei der jeder Teilnehmer etwas sagt. Damit weiß jeder, wer im Meeting ist, die Sprechhemmung wird reduziert und die Teilnehmer haben die Gelegenheit, im virtuellen Raum wirklich anzukommen. Schließlich fehlt in einer virtuellen Konferenz oft das Aufstehen und „In-einen-anderen-Raum-Gehen“, das auch der gedanklichen Vorbereitung auf das bevorstehende Meeting dient.
Für eine solche Vorstellungs- oder Warmuprunde empfehle ich, im virtuellen Meeting eine Powerpointfolie mit den Namen der Teilnehmenden vorzubereiten, die Sie am besten ellipsenförmig anordnen. Eine solche Form kommt dem Gruppengefühl viel näher als eine Teilnehmerliste, die die meisten Konferenztools anzeigen. Im physischen Besprechungsraum sitzen wir auch meist um einen Tisch herum und nicht alle hintereinander. Eine schlichte Teilnehmerliste kann ein solches Raumgefühl in effektiven Online Meetings kaum erzeugen.
Eine solche Folie mit den Namen der Teilnehmer können Sie auch zwischendurch oder am Ende benutzen, um etwas mit allen zu diskutieren oder die abschließenden Meinungen von allen abzuholen.
Vertrauen schaffen durch Aufmerksamkeit und Konzentration – auch online
Wenn Sie in einem Online-Meeting Teilnehmer sind, vergessen Sie bitte nie, dass die anderen Teilnehmer und auch der Meetingleiter es oft merken, wenn Sie nur mit einem Ohr beim Meeting dabei sind und mit dem anderen etwas anderes machen. Damit verspielen Sie Vertrauen. Stattdessen sollten Sie die besten Voraussetzungen schaffen für eine konzentrierte Beteiligung in wirklich effektiven Online Meetings:
- Sorgen Sie für gutes technisches Equipment (externe Webcam, Headset, stabile und schnelle Internetverbindung)
- Gehen Sie in eine störungsfreie Umgebung, wenn das möglich ist. Denken Sie auch, daran, Ihr Telefon umzustellen oder leise zu stellen.
- Bereiten Sie sich vor: Welche Fragen haben Sie zum Meetingthema? Was können Sie inhaltlich einbringen?
Denken Sie daran, dass Sie in einem Online Meeting vorrangig durch Ihre Stimme wahrgenommen werden. Auch bei größeren Webkonferenzen mit Webcam erscheint derjenige, der spricht, oft im Vordergrund. Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich gar nicht wahrgenommen werden, wenn Sie keine Webcam teilen oder sich nicht einbringen.
Online Meetings als Ersatz für Präsenzmeetings: gewusst wie
Gute Online Meetings können Präsenzmeetings sehr wohl ersetzen, wenn man bestimmte Sachen beachtet und die Online Meetings gut moderiert. In diesem Beitrag habe ich mich auf das Thema Vertrauen schaffen in Online Meetings konzentriert.
Gerne coache ich Sie und Ihre Kollegen in Bezug auf eine gute und effektive Online Meeting Moderation. Kontaktieren Sie mich!
Weitere Tipps zu Online Meetings finden Sie zum Beispiel in folgenden Artikeln:
Infos & Tipps
