In Zeiten von Pademien, Mobilarbeit und von Reisebeschränkungen durch Budgetkürzungen wird es immer wichtiger, auch virtuell gut zusammenzuarbeiten. Denn nun müssen manche Präsenzmeetings durch Videokonferenzen bzw. möglichst effektive Online Meetings ersetzt werden.
Ganz schnell und einfach hat man ein Online Meeting mittels einer Konferenzsoftware wie Microsoft Teams, Zoom oder Webex aufgesetzt. So kann man ganz bequem und sogar spontan vom Homeoffice oder vom Arbeitsplatz aus eine Konfrenz durchführen.
Doch wie kann man in wirklich effektiven Online Meetings auch Vertrauen aufbauen, ein Gefühl für die Gesprächspartner:innen bekommen und Diskussionen entfachen?
In Online Meetings Vertrauen aufbauen durch Webcam
Für den Vertrauensaufbau in Online Meetings sollten alle Teilnehmenden eine Webcam verwenden. Sorge dafür, dass dein Gesicht gut ausgeleuchtet ist und setze dich frontal zur Kamera. Wenn du die Webcam deines Laptops verwendest, darfst du den Laptop nicht in die Dockingstation stecken. Die Webcam sollte für den maximalen Effekt möglichst auf Augenhöhe platziert werden. Das bedeutet, dass du ggfs. deinen Laptop höher platzieren musst, indem du ihn zum Beinspiel auf ein paar Bücher stelslt.
Wenn du vom Arbeitsplatz aus teilnimmst und einen externen größeren Bildschirm hast, empfehle ich eine separate Webcam, die oberhalb des größeren Bildschirms angebracht ist.
Setz dich möglichst nicht vor ein Fenster, da sich dein Gesicht sonst in Dunkelheit hüllt. Schau immer wieder bewusst in die Webcam, weil nur dann die Gesprächspartner:innen das Gefühl bekommen, direkt angesehen zu werden. Damit du dich daran erinnerst, kannst du zum Beispiel mit einem Post-it einen Smiley an deine Webcam kleben.
Kleide dich ähnlich, wie du dich auch für ein Meeting vor Ort gekleidet hättest. Auch die Kleidung sorgt für Vertrauen in Online-Meetings. Prüfe vorher den Webcamausschnitt und achte auf nicht zu viel Ablenkung im Hintergrund, wenn es um ein erstes Kennenlernen geht.
Wenn du einen virtuellen Hintergrund ohne einen Greenscreen verwendest, achte darauf, dass deine Arme beim Gestikulieren mehr vor dem Körper bleiben, damit sie nicht im Nirwana verschwinden.
Denk dran, dass es auch vertrauenserweckend ist, was du deinen echten Webcam-Hintergrund preisgibst. Auch wenn er noch so arrangiert ist. Deine echte Umgebung lässt dich stets ein Stück weit authentischer wirken.
Dich mit deinem Gesicht und sogar deiner Umgebung zu zeigen, fördert den Vertrauensaufbau in effektiven Online Meetings ungemein. Du wirst dann mehr als Mensch in der Gesamtheit wahrgenommen und strahlst eine größere Offenheit aus. Du hast nichts zu verstecken. Außerdem fördert es die Aufmerksamkeit und Disziplin im Online Meeting. Wann beginnst du, für effektive Online Meetings deine Webcam anzumachen?
Vertrauen aufbauen in Online Meetings durch den virtuellen Raum
Gute Online-Moderator:innen schaffen es, in Online Meetings einen virtuellen Raum zu schaffen, der so stark ist, dass auch im virtuellen Konferenzraum – also auf dem Bildschirm – ein Gruppengefühl entsteht. Was ist dazu wichtig?
Als erstes sind klare Kommunikationsregeln in effektiven Online Meetings ein Muss, das oft vergessen wird. Die Teilnehmenden müssen wissen, ob sie ihre Webcam anmachen sollen, ob sie ihr Mikrofon stumm schalten sollen, und wie sie sich zu Wort melden können. Ich empfehle in größeren Runden ab 7 Teilnehmenden auf jeden Fall die zusätzliche Nutzung des Chats. Gib den Teilnehmenden die Gelegenheit, im Chat zu kommentieren oder Fragen zu stellen. Der Chat dient damit als Ersatz für die fehlende oder eingeschränkte Körpersprache. Vereinbare ein virtuelles Handzeichen. Wenn dein Konferenztool keines hat, kannst du ein Zeichen im Chat nehmen.
Wie schafft man nun einen virtuellen Raum als Moderator:in? In effektiven Online Meetings solltest du zu Beginn eine Vorstellungs- bzw. Warmuprunde durchführen, bei der alle Teilnehmenden etwas sagen. Damit weiß jede:r, wer im Meeting ist, die Sprechhemmung wird reduziert und die Teilnehmenden haben die Gelegenheit, im virtuellen Raum wirklich anzukommen. Schließlich fehlt in einer virtuellen Konferenz oft das Aufstehen und „In-einen-anderen-Raum-Gehen“, das auch der gedanklichen Vorbereitung auf das bevorstehende Meeting dient.
Für eine solche Vorstellungs- oder Warmuprunde empfehle ich, in effektiven Online Meetings eine Powerpointfolie mit den Namen der Teilnehmenden vorzubereiten, die ellipsenförmig angeordnet ist. Das ist besonders sinnvoll, wenn du nicht weißt, ob wirklich alle Teilnehmenden ihre Webcam anschalten. Eine Kreis- bzw. Ellypsen-Form kommt dem Gruppengefühl viel näher als eine Teilnehmendenliste, die die meisten Konferenztools anzeigen. Im physischen Besprechungsraum sitzen wir auch meist um einen Tisch herum und nicht alle hintereinander.
Eine solche Folie mit den Namen der Teilnehmenden kannst du auch zwischendurch oder am Ende benutzen, um etwas mit allen zu diskutieren, ein Feedback zu erhalten oder die abschließenden Meinungen von allen abzuholen. Das erhöht die soziale Präsenz und diese ist wichtig zur Vertrauensbildung.
Vertrauen schaffen durch Aufmerksamkeit und Konzentration – auch online
Wenn du an einem Online Meeting teilnimmst, vergiss bitte nie, dass die anderen Teilnehmenden und auch die Meetingleitung es oft merken, wenn du nur mit einem Ohr beim Meeting dabei bist und noch was anderes parallel machst. Dieses Verhalten ist nicht wertschätzend den anderen gegenüber. Damit verspielst du Vertrauen. Stattdessen solltest du die besten Voraussetzungen schaffen für eine konzentrierte Beteiligung für wirklich effektive Online Meetings:
- Sorge für gutes technisches Equipment (externe Webcam, Headset, stabile und schnelle Internetverbindung)
- Gehe wenn möglich in eine störungsfreie Umgebung. Denke auch, daran, dein Telefon umzustellen bzw. auf Flugmodus zu stellen. Und schließe möglichst alle Programme, die du im Meeting nicht benötigst, damit du nicht abgelenkt wirst.
- Bereite dich vor: Welche Fragen hast du zum Meetingthema? Wie kannst du dich inhaltlich einbringen?
Denk daran, dass du in einem Online Meeting vorrangig durch deine Stimme wahrgenommen wirst. Auch bei größeren Webkonferenzen mit Webcam erscheinen die Sprecher:innen oft im Vordergrund. Das bedeutet, dass du wahrscheinlich gar nicht wahrgenommen wirst, wenn du keine Webcam teilst und dich nicht einbringst.
Online Meetings als Ersatz für Präsenzmeetings: gewusst wie
Gute Online Meetings können Präsenzmeetings sehr wohl ersetzen, wenn man bestimmte Sachen beachtet und die Online Meetings gut moderiert. In diesem Beitrag habe ich mich auf das Thema Vertrauen schaffen in Online Meetings konzentriert.
Gerne coache ich dich und deine Kolleg:innen in Bezug auf eine gute und effektive Online Meeting Moderation. Kontaktiere mich mit einem Terminvorschlag für die nächte Woche.
Weitere Tipps zu Online Meetings findest du zum Beispiel in folgenden Artikeln:
Infos & Tipps
