Regeln für Online Meetings

Im Jahr 2020 hat die Corona-Krise die meisten Besprechungen auf Online-Plattformen katapultiert. Für viele Unternehmen waren Online Meetings Neuland. Und so machten sie sich auf die Suche nach sinnvollen Regeln für Online Meetings. Denn eines wurde vielen schnell klar: ein Tool ist relativ schnell von der IT bereitgestellt und eine Art Headset hat heutzutage jeder am Smartphone. Zu lernen, wie man das Mikrofon und die Webcam anschaltet, ist ebenfalls keine große Kunst. Doch reicht das schon?

Wie geht man mit dem großen Schweigen um, das sich oft in Online Meetings ausbreitet? Wie kann man z. B. mit 12 Personen, die nicht per Webcam zugeschaltet sind (egal, aus welchen Gründen) kommunizieren? Wie geht man damit um, dass man niemanden dediziert ansehen kann und das körpersprachliche Feedback der Teilnehmenden fehlt?

Schnell wird klar, dass solche Online Meetings anderen Gesetzen folgen. Welche Regeln sollte man in Online Meetings also beachten? Ich habe dir hier einmal Kommunikations- und Verhaltensweisen zusammengestellt, die den Meetingverlauf negativ beeinflussen. Lider kommen sie in Online Meetings noch oft vor bzw. schleifen sich schnell ein:

Schlechte Angwohnheiten in Online Meetings

1. zu spät kommen
2. sich nicht am Smalltalk zu Beginn beteiligen
3. keinen Minimalpuffer nach hinten raus einplanen
4. die Webcam nicht anschalten
5. mit angeschalteter Webcam vor dem Fenster oder in einem schlecht ausgeleuchteten Raum sitzen
6. auf einen anderen Bildschirm schauen als den mit der integrierten Webcam
7. in einem ungünstigen Winkel zur Webcam sitzen (z. B. immer von oben herab)
8. sich an Diskussionen nicht beteiligen
9. keine Fragen stellen, selbst wenn man welche hat
10. nicht lächeln
11. lange Monologe halten
12. langatmige textlastige Präsentationen
13. Fragen an jemanden im Meeting richten, ohne diesen konkret mit Namen anzureden
14. selbst in großen Online Meetings ohne Webcam etwas sagen, ohne den eigenen Namen kurz vorab zu nennen
15. nebenbei E-Mails beantworten
16. nebenbei Chat-Nachrichten schreiben
17. zwischendurch den Platz kurz verlassen, ohne wenigstens im Chat Bescheid zu geben
18. das Meeting vorzeitig und ohne wichtigen Grund bzw. ohne Entschuldigung/Verabschiedung komplett verlassen

Wahrscheinlich fallen dir noch mehr schlechte Gewohnheiten ein? Und einige von diesen schlechen Angewohnheiten sind dir selbst sicher auch mal unterlaufen. Das meiste ist nur eine Frage der Organisation, Disziplin und des gegenseitigen Respekts füreinander. Hier habe ich ganz konkrete Tipps und Regeln für Online Meetings zusammengestellt. Diese ergeben sich aus meiner Erfahrung als langjährige Online-Meetingleiterin und Webinar-Trainerin:

Allgemeine Tipps und Regeln für effektive Online Meetings

Folgende Tipps und Regeln für Online Meetings gelten für alle Meetingteilnehmenden, die mit ihrem Verhalten das Meeting positiv oder negativ beeinflussen:

1. Logge dich einige Minuten vor Start des Meetings ein.
2. Beteilige dich gleich zu Beginn am Smalltalk.
3. Plane nach Möglichkeit 10 Minuten Zeitpuffer nach hinten raus gleich in deinem Kalender ein.
4. Schalte möglichst die Webcam ein.
5. Sorge dafür, dass die Webcam auf Augenhöhe ist und du frontal zur Webcam sitzen.
6. Sorge für ausreichend Beleuchtung, wenn du die Webcam anhast.
7. Beteilige dich an Diskussionen und stelle Fragen, wenn du welche hast.
8. Vermeide lange Monologe und frage andere aktiv nach Kommentaren und ihren Meinungen.
9. Halte Online Präsentationen kurz und so interaktiv wie möglich.
10. Lächle auch ab und an bewusst in die Kamera.
11. Wenn du Fragen an eine bestimmte Person im Meeting hast, nenne immer den Namen.
12. In großen Meetings, bei denen du nicht die Webcam teilst, solltest du kurz deinen Namen sagen, bevor du sprichst.
13. Konzentriere dich auf das Meeting und schalte möglichst Telefon und Handy sowie Messenger-Tool-Benachrichtigungen ab bzw. auf lautlos.
14. Falls du den Platz verlassen musst, unbedingt einen Anruf entgegennehmen musst oder sonst irgendwie dem Meeting mental eine Zeit lang nicht mehr folgen kannst, gib das kurz im Chat bekannt, damit die anderen im Meeting Bescheid wissen.
15. Falls du das Meeting vorzeitig verlassen musst, sage dem Meetingleiter so früh wie möglich Bescheid und verabschiede dich wenigstens kurz im Chat.

Regeln und Tipps für Leiter:innen von Online Meetings

Leitest du oft Online Meetings und möchtest wissen, wie du souverän durchs Meeting moderierst und was du konkret tun kannst, um die Teilnehmenden zur Einhaltung o. g. Regeln zu animieren?

In meinem 2-moduligen Onlilne Moderationstraining mit Microsoft Teams, Zoom oder Webex lernst du ganz konkret:

• welche Regeln du am Anfang mit deinen Teilnehmenden vereinbaren solltest
• wie du die Teilnehmer während des gesamten Online Meetings aktiv miteinbeziehst und die Rückmeldungen bekommst, die du brauchst
• wie du lange Monologe vermeidest, Vielredner:innen höflich unterbrichst und die ganze Gruppe wieder mit einbeziehst
• was die wichtigsten und unbekanntesten Funktionen deines Meetingtools für die Moderation sind und wie du diese gezielt einsetzen kannst
• optional: welche „externen“ Tools zusätzlich hilfreich sein können
• wie du souverän durch den gesamten Besprechungsablauf leitest und professionell aufzutrittst
• wie eine gute Online-Präsentation aussehen sollte und wie du die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden hochhältst
• warum klare Anweisungen in Online Meetings wichtig sind und welche Feedback- und Fragetechniken sinnvoll sind
• optional: wie du sogenannte „hybride“ Meetings leitest, ohne die online Dazugeschalteten abzuhängen

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