Regeln für Online Meetings

Im Jahr 2020 hat die Corona-Krise die meisten Besprechungen auf Online-Plattformen katapultiert. Für viele Unternehmen waren Online Meetings Neuland. Und so machten sie sich auf die Suche nach sinnvollen Regeln für Online Meetings. Denn eines wurde vielen schnell klar: ein Tool ist relativ schnell von der IT bereitgestellt und eine Art Headset hat heutzutage jeder am Smartphone. Zu lernen, wie man das Mikrofon und die Webcam anschaltet, ist ebenfalls keine große Kunst. Doch reicht das schon?

Wie geht man mit dem großen Schweigen um, das sich oft in Online Meetings ausbreitet? Wie kann man z. B. mit zwölf Personen, die nicht per Webcam zugeschaltet sind (egal, aus welchen Gründen) kommunizieren? Wie geht man damit um, dass man niemanden dediziert ansehen kann und das körpersprachliche Feedback der Teilnehmer fehlt?

Schnell wird klar, dass solche Online Meetings anderen Gesetzen folgen. Welche Regeln sollte man in Online Meetings also befolgen? Ich habe Ihnen im Folgenden einmal Kommunikations- und Verhaltensweisen zusammengestellt, die in Online Meetings oft vorkommen, sich schnell einschleifen, aber nicht sehr positiv den Meetingverlauf beeinflussen.

Schlechte Angwohnheiten in Online Meetings

1. zu spät kommen
2. sich nicht am Smalltalk zu Beginn beteiligen
3. keinen Minimalpuffer nach hinten raus einplanen
4. die Webcam nicht anschalten
5. mit angeschalteter Webcam vor dem Fenster oder in einem schlecht ausgeleuchteten Raum sitzen
6. auf einen anderen Bildschirm schauen als den mit der integrierten Webcam
7. in einem ungünstigen Winkel zur Webcam sitzen (z. B. immer von oben herab)
8. sich an Diskussionen nicht beteiligen
9. keine Fragen stellen, selbst wenn man welche hat
10. nicht lächeln
11. lange Monologe halten
12. langatmige textlastige Präsentationen
13. Fragen an jemanden im Meeting richten, ohne diesen konkret mit Namen anzureden
14. selbst in großen Online Meetings ohne Webcam etwas sagen, ohne den eigenen Namen vorab zu nennen
15. nebenbei E-Mails beantworten
16. nebenbei Chat-Nachrichten schreiben
17. zwischendurch den Platz kurz verlassen, ohne wenigstens im Chat Bescheid zu geben
18. das Meeting vor offiziellem Ende, ohne wichtigen Grund und ohne Entschuldigung/Verabschiedung komplett verlassen

Wahrscheinlich fallen Ihnen noch mehr schlechte Gewohnheiten ein. Und einigen sind Sie bestimmt selbst einmal verfallen. Das meiste ist nur eine Frage der Organisation, Disziplin und des gegenseitigen Respekts füreinander. Hier habe ich ganz konkrete Tipps und Regeln für Online Meetings zusammengestellt. Diese repräsentieren meine Sicht als langjährige Online-Meetingleiterin und Webinar-Trainerin:

Allgemeine Tipps und Regeln für effektive Online Meetings

Folgende Tipps und Regeln für Online Meetings gelten für alle Meetingteilnehmer, die mit ihrem Verhalten das Meeting positiv oder negativ beeinflussen:

1. Loggen Sie sich einige Minuten vor Start des Meetings ein.
2. Beteiligen Sie sich gleich zu Beginn am Smalltalk.
3. Planen Sie nach Möglichkeit 10 Minuten Zeitpuffer nach hinten raus gleich in Ihren Kalender ein.
4. Schalten Sie nach Möglichkeit die Webcam ein.
5. Sorgen Sie dafür, dass die Webcam auf Augenhöhe ist und Sie frontal zur Webcam sitzen.
6. Sorgen Sie für ausreichend Beleuchtung, wenn Sie die Webcam anhaben.
7. Beteiligen Sie sich an Diskussionen und stellen Sie Fragen, wenn Sie welche haben.
8. Vermeiden Sie lange Monologe und fragen Sie andere aktiv nach Kommentaren.
9. Halten Sie Online Präsentationen kurz und so interaktiv wie möglich.
10. Lächeln Sie – auch ab und an bewusst in die Kamera.
11. Wenn Sie Fragen an jemanden im Meeting haben, sagen Sie immer den Namen desjenigen.
12. In großen Meetings, bei denen Sie nicht die Webcam teilen, sollten Sie kurz Ihren Namen sagen, bevor Sie etwas sagen.
13. Konzentrieren Sie sich auf das Meeting und schalten Sie möglichst Telefon und Handy sowie Messenger-Tool-Benachrichtigungen ab bzw. auf lautlos.
14. Falls Sie den Platz verlassen, unbedingt einen Anruf entgegennehmen müssen oder sonst irgendwie dem Meeting mental eine Zeit lang nicht mehr folgen können, geben Sie das kurz im Chat bekannt, damit die anderen im Meeting Bescheid wissen.
15. Falls Sie das Meeting vorzeitig verlassen müssen, sagen Sie dem Meetingleiter so früh wie möglich Bescheid und verabschieden Sie sich kurz im Chat.

Regeln und Tipps für Leiter von Online Meetings

Sind Sie oft virtueller Meetingleiter und möchten wissen, wie Sie souverän durchs Meeting leiten und was Sie konkret tun können, um die Teilnehmer zur Einhaltung o. g. Regeln animieren zu können?

Dann fragen Sie doch bei mir mein zweimoduliges Moderatorentraining an. Zwei mal drei Stunden mit Microsoft Teams, Zoom, Webex oder Skype for Business, in denen Sie lernen,

• welche Regeln Sie am Anfang mit Ihren Teilnehmern vereinbaren sollten
• wie Sie die Teilnehmer währed des gesamten Online Meetings aktiv miteinbeziehen
• was die wichtigsten Funktionen Ihres Meetingtools für die Moderation sind und wie Sie diesen einsetzen können
• welche „externen“ Tools zusätzlich hilfreich sein können
• souverän durch den gesamten Besprechungsablauf zu leiten und professionell aufzutreten
• wie eine gute Online-Präsentation aussehen sollte und wie Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer hochhalten
• warum klare Anweisungen in Online Meetings wichtig sind und welche Feedback- und Fragetechniken sinnvoll sind
• wie Sie „halb-virtuelle“, sogenannte „hybride“ Meetings leiten, ohne die online Dazugeschalteten abzuhängen