Laut WirtschaftsWoche vom 15.07.2013 fordert jetzt die Unternehmensleitung von Ferrari, eine interne E-Mail an höchstens drei Kollegen gleichzeitig zu versenden, um irrelevante E-Mails und Ineffizienz zu vermeiden. Stattdessen propagiert sie das persönliche Gespräch. Ist Ferrari damit vielleicht Vorreiter für ein Umdenken zum Umgang mit der E-Mail? Und was bedeutet das für virtuelle Teams, für die das persönliche Gespräch „face-to-face“ meist keineAlternative ist?
Seit Empfang der ersten E-Mail in Deutschland 1984 hat sich viel verändert. E-Mails sind aus dem heutigen Geschäftsleben kaum mehr fortzudenken. Nicht nur in virtuellen Teams – in allen größeren Unternehmen findet ein Großteil der internen und externen Kommunikation per E-Mail statt.
Die Vorteile der E-Mail liegen auf der Hand. Sie ist schnell, zeitversetzt und damit bequem. Schnell kann man viele Menschen gleichzeitig über etwas informieren, ohne mit jedem Einzelnen kommunizieren zu müssen. Denn dafür gibt es ja Verteilerlisten und das bequeme CC (carbon copy). Auf den ersten Blick erscheint die E-Mail damit ein ideales Kommunikationsmedium in virtuellen Teams, bei denen die Mitarbeiter über den Globus verteilt sitzen.
Je größer die Unternehmen, je mehr verteilte Teams das Unternehmen hat, desto mehr E-Mails werden in der Regel verschickt. In modernen Matrixorganisationen ist vernetztes und verteiltes Arbeiten mit Unmengen von E-Mails folglich an der Tagesordnung.
Und damit wird auch einer der Nachteile der E-Mails offensichtlich: Jeden Tag verbringen Mitarbeiter wertvolle Zeit damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren, zu bewerten, einzuordnen und gegebenenfalls zu beantworten. Nur ein Teil aller empfangenen E-Mails sind für sie jedoch wirklich relevant. Nach dem Urlaub müssen sie erst einmal ihren E-Mail-Posteingang regelrecht „abarbeiten“, um auf den neuesten Stand zu kommen und wieder halbwegs arbeitsfähig zu werden. Das alles kostet viel Zeit.
Insofern erscheint Ferraris Forderung nach kleineren E-Mail-Verteilerlisten im Unternehmen nur sinnvoll. In virtuellen Teams könnte das zum Beispiel bedeuten, auch auf alternative Kommunikationsmedien, wie Telefon, Chat, Online-Meetings oder soziale Firmennetzwerke auszuweichen und sich vor dem Verfassen einer E-Mail wirklich zu überlegen:
- Für wen ist die Information wirklich relevant?
- Ist die E-Mail wirklich das geeignetste Kommunikationsmedium für diese Information?
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