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*** Grenzenlose Zusammenarbeit und Führung ***

Virtuelle Teammeetings mit dem Kommunikationsquadrat

Bessere virtuelle Teammeetings mit dem Kommunikationsquadrat

Kennen Sie das Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun? Dieses Modell eignet sich auch gut, um einmal die virtuellen Teammeetings genau zu analysieren und gezielt zu verbessern.

In einem anderen Artikel habe ich Ihnen bereits gezeigt, wie Sie bessere E-Mails schreiben mit dem Kommunikationsquadrat: E-Mails unmissverständlich formulieren.

Hier soll es um effektive Teammeetings gehen in virtuellen Teams. Wenn man im virtuellen Team zusammenarbeitet, fehlen ja das gemeinsame Büro und die zufälligen Begegnungen und Gespräche, z. B. die in der Kaffeeküche. Die Teammeetings finden hauptsächlich virtuell statt. Was können Sie konkret tun, um alle wichtigen Kommunikationsebenen abzudecken?

Aufgrund der virtuellen Zusammenarbeit bietet es sich an, alle vier Kommunikationsebenen des Kommunikationsquadrats im Teammeeting abzudecken. Denn das Teammeeting erhält in virtuellen Teams eine größere Bedeutung für den Teamzusammenhalt.

Virtuelle Teammeetings stärken die Beziehungsebene

In einem virtuellen Team, das sich nicht oft persönlich sieht, ist es wichtig, die Beziehungsebene immer wieder zu stärken und für ein gutes Teamgefühl zu sorgen. Hierzu eignen sich im virtuellen Teammeeting folgende Techniken:

  • Anschalten der Webcam und Einschalten der Webcam-Galerie, damit man möglichst alle Teilnehmer auf einem Bildschirm sieht
  • Regelmäßiger Einsatz einer Präsentationsfolie, auf denen die Teammitglieder mit Namen und ggfs. Foto in Kreisform visualisiert sind.
  • geöffnete Mikrofone (empfehlenswert bis ca. 6 Teilnehmern und wenn diese in einer ruhigen Umgebung sind)
  • Diskussionen und jegliche Interaktion im virtuellen Teammeeting
  • Vermeiden von längeren Monologen, indem die Meetingleitung immer wieder das Team ins Boot holen (hier als Moderator höflich unterbrechen: „Martin, entschuldige, dass ich unterbreche, doch das ist ein wichtiger Punkt, den du da nennst. Hier interessiert mich besonders, ob auch die anderen ähnliche Erfahrungen wie du gemacht haben. Susanne, vielleicht fängst du mal an, wie sieht es da bei dir aus?“)

Selbstkundgaben ermöglichen in virtuellen Teammeetings

Jedem Teammitglied sollte die Möglichkeit der Selbstkundgabe im virtuellen Teammeeting gegeben werden. Wie geht es dem Teammitglied? Womit beschäftigt es sich derzeit? Wie empfindet jedes Teammitglied die Teammeetings?

Hierzu eignen sich folgende Maßnahmen:

  • Smalltalk zu Beginn des Meetings, wenn sich die Teilnehmer nach und nach einwählen. Hier sollte die Meetingleitung mit gutem Beispiel voran gehen und etwas Persönliches von sich erzählen und entsprechende Fragen an die anderen stellen.
  • Eisbrecher- oder Warmup-Runde zu Beginn des Meetings, bei der z. B. die Stimmung oder die derzeitige Arbeitsbelastung abgefragt wird. Bei diesen Runden stellt die Meetingleitung eine Frage in den Raum und alle Teilnehmer bekommen einen kurzen Zeitslot, dazu etwas zu sagen. Hier können auch mal persönliche Fragen gestellt werden, wie z. B. nach dem Highlight des Wochenendes, dem nächsten Urlaub, etc.
  • Checkout-Runde zum Schluss des Meetings: Hier könnten die Teilnehmer z. B. ihr persönliches, also subjektives Feedback geben zum Meeting – natürlich in der Ich-Form.

Virtuelle Teammeetings kommen zur Sache

Sachliche Inhalte, die in einem Meeting geteilt werden sollten, könnten z. B. sein:

  • Informationen zur Unternehmensentwicklung
  • Aktueller Stand von Aufgaben und Projekten
  • Neue Produktentwicklungen
  • Aktuelle Marktentwicklungen

Hier ist es empfehlenswert, diese Informationen visuell zu unterstützen, z. B. mit einer kleinen Präsentation. Geben Sie bei der Präsentation den Teilnehmern im virtuellen Meeting immer die Möglichkeit, jederzeit, zumindest im Chat, dazu eine Frage zu stellen.

Wünsche äußern in virtuellen Teammeetings

Appelle und Wünsche an andere Teammitglieder könnten im virtuellen Teammeeting wie folgt geteilt werden:

  • Aufgabenverteilungen
  • Teilen von Erwartungen (besonders zu Beginn der Zusammenarbeit, bei neuen Projekten oder wenn etwas nicht gut läuft), gerne auch über ein interaktives digitales Whiteboard
  • Arbeitsanweisungen
  • Appelle zur Verbesserung in der Feedbackrunde zum Schluss
  • Sammlung von Verbesserungsvorschlägen im Team (Brainstorming/Brainwriting), z. B. an einem gemeinsamen Whiteboard

Fazit: Virtuelle Teammeetings benötigen Zeit

Virtuelle Teammeetings sind nicht nur dazu da, sachliche Inhalte zu teilen. Da sich die Teammitglieder selten oder gar nie persönlich sehen, sollten Meetings in virtuellen Teams auch die Gelegenheit geben, sich besser kennenzulernen, die Beziehungsebene und das Teamgefühl zu stärken, etwas von sich preiszugeben und Wünsche zu äußern. Teambuilding sollte also auch ganz bewusst ein Ziel jedes virtuellen Teammeetings sein.

Das Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun gibt uns dazu ein schönes Tool an die Hand, um abzuklopfen, ob alle vier Kommunikationsebenen im virtuellen Teammeeting abgedeckt sind und wo konkret noch Verbesserungspotenzial ist.