Werkzeuge für virtuelle Teams

Welche Werkzeuge können Unternehmen, Führungskräfte und Projektleiter mit internationalen virtuellen Teams nutzen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern? Um sich die besten Werkzeuge für virtuelle Teams bewusst zu machen, sollten wir erst einmal ein Modell entwerfen, das die Besonderheiten und Herausforderungen in virtuellen Teams verdeutlicht.

Herausforderungen in virtuellen Teams

Wenn wir uns ein typisches virtuelles Team vorstellen, das innerhalb eines globalen Unternehmens aus Mitarbeitern unterschiedlicher Nationalitäten besteht, die jedoch nicht zusammen in einem Büro sitzen, sondern über Ländergrenzen hinweg zusammenarbeiten, dann wird schnell klar, welche Besonderheiten im virtuellen Team vorhanden sind: die Distanz, die unterschiedlichen Kulturen und die Kommunikationsmedien, mit denen das Team vorwiegend kommuniziert. Was können Team- und Projektleiter also tun, um die gefühlte Distanz zu verringern, trotz unterschiedlicher Kulturen und Muttersprachen die effektive Zusammenzuarbeit sicherzustellen und mit den kompetenten Umgang mit den Kommunikationsmedien zu gewährleisten?

1. Die echte und gefühlte Distanz in virtuellen Teams

Virtuelle Teammitglieder arbeiten über große und kleine Distanzen miteinander. Jeder ist in einer anderen Umgebung und kann die Umgebung des anderen höchstens erahnen. Oft erschweren unterschiedliche Zeitzonen die Kommunikation.

Um die gefühlte Distanz zu überwinden und Verbundenheit zu schaffen, ist es wichtig, das virtuelle Team von Anfang an zu entwickeln. Teambuildingmaßnahmen spielen hier eine wichtige Rolle. Wenn das virtuelle Team die Möglichkeit hat, am Anfang der Zusammenarbeit persönlich an einem Ort zusammenkommen, dann sollte diese Zeit so weit wie möglich dazu genutzt werden, sich kennenzulernen, sich informell auszutauschen und als Team zu erleben.

Wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist, sollte man unbedingt virtuelle Teamentwicklungsmaßnahmen in Betracht ziehen. Hierzu gibt es wunderbare Teamübungen, die man kostengünstig per Webmeeting durchführen kann und die die spätere Zusammenarbeit enorm erleichtern. Sprechen Sie mich an, wenn Sie dazu Beratung oder externe Begleitung bzw. Moderation benötigen.

Emotionale Distanz verringern

Weitere Werkzeuge, um die gefühlte Distanz zu verringern, können folgende sein:

• Ein gut vorbereiteter virtueller Teamleiter
• Fokus auf das gemeinsame Ziel des virtuellen Teams
• Gemeinsam erarbeitete Teamregeln
• Feste Zeiten für Smalltalk und informellen Austausch
• Regelmäßige Präsenztreffen, wenn irgend möglich
• Interaktive regelmäßige virtuelle Meetings
• Porträts der Teammitglieder im Intranet / im firmeninternen sozialen Netzwerk mit Fotos und privaten Interessen
• Explizite Kommunikation über scheinbar Selbstverständliches
• Einsatz von Webcam in Online-Meetings

Um ein Teamgefühl im virtuellen Team herzustellen, ist es auch wichtig, dass etwaige Ungleichheiten ausgeglichen werden. Siehe hierzu auch: Virtuelle Teams – Kennen Sie die Machtfaktoren?

2. Unterschiedliche Kulturen in virtuellen Teams

Ein weitere Besonderheit in internationalen virtuellen Teams sind die unterschiedlichen Kulturen und Muttersprachen, die im Team zusammenkommen. Sprachbarrieren müssen reduziert und Muttersprachler dafür sensibilisiert werden, langsam und deutlich zu sprechen, damit die gesamte Kompetenz im virtuellen Team genutzt werden kann.

Interkulturelles Teamtraining

Die Entwicklung von interkultureller Kompetenz ist ebenfalls absolut notwendig. Am geschicktesten ist ein interkulturelles Teamtraining, damit die Teammitglieder nicht einfach irgendwelche Stereotypen lernen und Dos and Don’ts für bestimmte Zielkulturen, sondern sich interaktiv mit den verschiedenen Kulturen im virtuellen Team auseinandersetzen können.

Ein solches interkulturelles Teamtraining kann auch im virtuellen Klassenzimmer vorgenommen werden, wenn ein Training des gesamten Teams an einem Ort nicht möglich ist. Ein Teamtraining ist einzelnen Trainings der Teammitglieder immer vorzuziehen, da es dem virtuellen Team eine Möglichkeit gibt, eine gemeinsame Sprache zu finden und sich ganz konkret mit ihren unterschiedlichen Kommunikationsgewohnheiten auseinanderzusetzen. Gleichzeitig ist jedes gemeinsame Training auch eine Möglichkeit, sich als Team erleben zu können und fördert damit die Verbundenheit.

3. Der Einsatz der Kommunikationsmedien in virtuellen Teams

Die dritte große Besonderheit und gleichzeitig Herausforderung im virtuellen Team ist die überwiegende Kommunikation über Kommunikationsmedien. Hier gehen viele Informationen, die normalerweise über die Körpersprache transportiert werden, verloren.

Daher ist es wichtig, dass die Teammitglieder dafür sensibilisiert werden und die richtigen Kommunikationsmedien zur richtigen Zeit einsetzen. Sie sollten ein sensibles virtuelles Ohr entwickeln und vorschnelle Interpretationen vermeiden.

Medieneinsatz im Team regeln

Am besten einigen sich die virtuellen Teammitglieder zu Beginn der Zusammenarbeit, wann welches Medium zum Einsatz kommen soll und wer zum Beispiel bei E-Mails in Kopie gesetzt werden soll und wer nicht.

Das Unternehmen sollte seinen virtuellen Teams die richtigen Kommunikationsmedien zur virtuellen Zusammenarbeit zur Verfügung stellen und die Kompetenz der Mitarbeiter durch Trainings fördern. Wichtige Werkzeuge für virtuelle Teams sind hierbei: Webmeeting-Software, Headset, Webcam, Instant Messaging Dienst sowie ein firmeninternes soziales Netzwerk.

Hierbei ist zu beachten, dass eine gute Einführung neuer Medien unbedingt notwendig ist. Sehr oft begegne ich Mitarbeitern in virtuellen Teams, die gar nicht wissen, dass es ein firmeninternes Netzwerk im Unternehmen gibt oder keine Ahnung haben, wozu sie dieses noch benötigen. Firmeninterne Schulungen zu neuen erklärungsbedürftigen Kommunikationsmedien schaffen einen gemeinsamen Standard und erleichtern den kompetenten Einsatz dieser Medien im virtuellen Team.

Die richtigen Softskill-Werkzeuge für virtuelle Teams

Für Teambuildingmaßnahmen vor Ort oder im virtuellen Klassenzimmer und für interkulturelle Teamtrainings und Schulungen zur Medienkompetenz – sprechen Sie mich einfach an.

Mit dem virtuellen Klassenzimmer können Sie Reisekosten sparen, ohne vollkommen auf eine Teamentwicklung verzichten zu müssen. Bei Teamtrainings vor Ort schaffen Sie noch zusätzlich die Möglichkeit, dass sich das virtuelle Team ganzheitlich und multidimensional wahrnimmt, also buchstäblich riechen kann.

Sprechen Sie mit mir, wenn Sie nicht sicher sind, welche Methode für Ihr virtuelles Team in Frage kommt und wie Sie diese Maßnahmen umsetzen können: Kontakt