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Die Covid-19 Pandemie hat virtuelle Meetings zum Tagesgeschäft gemacht. Doch nun, mit der teilweisen Rückkehr vieler Mitarbeitenden ins Büro, gelangen sogenannte hybride Meetings immer mehr in den Fokus. Also Meetings, bei denen einige vor Ort in einem Büro oder Besprechungsraum zusammensitzen, während andere online dazugeschaltet sind. Die Herausforderungen von hybriden Meetings sind jedoch vielfältig.

Hybride Meetings sind nicht neu. In internationalen Unternehmen und virtuellen Teams gehören die per Telefon zugeschalteten Kolleg:innen und die Telefonspinne auf dem Konferenztisch schon lange zum Daily Business. Sicher, die Technik hat sich verbessert und heutzutage kann man sich online dazuschalten statt sich nur per Telefon einzuwählen. Trotzdem sind einige der Herausforderungen in Hybridmeetings dieselben geblieben.

Dimitrios wählt sich online in ein hybrides Meeting ein

Schauen wir uns hier mal das Szenario von Dimitrios aus Athen an:

Dimitrios wählt sich über MS Teams in ein Meeting von Athen aus ein, zu dem sein Teamleiter Holger eingeladen hat. Es ist das dritte Teammeeting dieser Art. Der Teamleiter Holger sitzt mit fünf Kolleg:innen in einem Besprechungsraum in München zusammen. Ansonsten ist auch noch Cora aus Madrid zum Meeting eingeladen.

Zu Beginn hat Dimitrios Schwierigkeiten zu verstehen, was gerade vor sich geht. Er hört ein lautes Stimmengewirr und hier und da ein Lachen. Schließlich startet Holger das Meeting offiziell und begrüßt Cora und Dimitrios als online Teilnehmende. Es gibt keine Kamera im Raum, so dass Cora und Dimitrios dem Meeting nur auf der Tonspur folgen können. Aus diesem Grunde haben auch sie ihre Webcams nicht an. Holger stellt nun kurz die Agenda vor. Heute soll es speziell um die Auswirkungen der Corona Pandemie auf ihr Business gehen. „Bitte lasst uns erst einmal alle Auswirkungen gemeinsam zusammenzutragen, bevor wir dazu übergehen, nach Lösungen für die negativen Auswirkungen zu suchen“, meint Holger auf Englisch. Schnell geben die Kolleg:innen im Raum ihr Input.

Holger scheint etwas auf dem Whiteboard im Raum mitzuschreiben. Dimitrios kann das Whiteboard nicht sehen. Er findet es herausfordernd, der Konversation zu folgen und verliert schnell den Überblick.  Irgendwann möchte er auch etwas sagen. Jedoch wird sein „Could I also…“ komplett überhört. Darum wartet Dimitrios nun auf eine Pause im Gesprächsfluss.

Das hybride Meeting kippt für Dimitrios

Plötzlich bekommt Dimitrios mit, dass die Gruppe schon nach Lösungen für die negativen Konsequenzen sucht. Ddabei hatte er noch gar nicht seinen Punkt vorgetragen, der doch ziemlich wichtig war. Oder wurde sein Punkt schon von jemand anders genannt? Frustriert gibt er auf und konzentriert sich allein aufs Zuhören. Seine Kollegin Cora aus Madrid hat auch noch nichts gesagt.

Nun erscheint ein Kollege an Dimitrios‘ Schreibtisch in Athen, der offenkundig etwas von ihm möchte. Dimitrios erklärt ihm, dass er gerade im Meeting sei. Plötzlich hört Dimitrios seinen Namen und es entsteht eine kurze Pause. Anscheinend erwartet Holger gerade einen Beitrag von ihm. „Sorry, can you repeat the question please?“, meint Dimitrios. Im Raum wird gelacht. Lachen Sie etwa über ihn? Holger wiederholt seine Frage und Dimitrios beantwortet diese. Nun ergreift er auch die Gelegenheit, seinen Punkt von vorhin anzubringen. Holger sagt nur „ok“ und stellt eine weitere Frage an die gesamte Gruppe. Dimitrios ist irritiert: Hat Holger seinen Punkt überhaupt auf das Whiteboard geschrieben?

„This meeting sucks“, denkt Dimitrios schließlich. Er sieht nun eine wichtige E-Mail in seinem Postfach und beantwortet diese. Schließlich sagt Cora etwas und Dimitrios spitzt die Ohren. Denn Cora kann er viel besser verstehen. Dann entsteht eine lebhafte Diskussion im Raum, der Dimitrios nicht mehr folgen kann. Jetzt widmet er sich vollständig seinen E-Mails, bis Holger das Meeting beendet.

Holger unterhält sich noch ein bisschen mit seinen Kolleg:innen im Raum über dieses und jenes, bevor er wieder in sein Büro geht. Er ist grundsätzlich zufrieden mit dem Meeting. Sie haben gute Punkte zusammengetragen. Nur Cora und Dimitrios haben sich wie üblich fast gar nicht beteiligt. Es scheinen doch sehr ruhige Zeitgenoss:innen zu sein. Wahrscheinlich haben sie auch etwas anderes parallel gemacht. Seine Frage an Dimitrios musste er ja auch noch mal wiederholen. So läuft das aber nicht! Sie müssen sich gefälligst konzentrieren. Sind sie überhaupt die Richtigen für sein Team? Oder hätte er sie gar anders in das Meeting integrieren sollen? Jetzt wird Holger nachdenklich.

Was glauben Sie? Was hätte Holger anders machen können und worin liegen die Herausforderungen bei einem solchen hybriden Meeting?

Herausforderung Hybridmeeting: Audioqualität und Kameras

Für die online Dazugeschalteten ist die Audioqualität entscheidend. Im Besprechungsraum sollte also ein sehr gutes Audiokonferenzsystem zur Verfügung stehen. Die Audioqualität scheint nicht optimal in Holgers Meeting gewesen zu sein, jedenfalls versteht Dimitrios Cora viel besser als die Teilnehmenden im Raum.

Wichtig ist auch, dass sowohl die Teilnehmenden im Raum die online Dazugeschalteten gut sehen können als auch umgekehrt. In unserem Beispiel gibt es keine Raumkamera und auch Cora und Dimitrios haben ihre Webcam nicht an. Während die sechs Personen im Raum dem Großteil des Meetings auch visuell verfolgen können, können Cora und Dimitrios das nicht. Durch den fehlenden visuellen Kanal fällt es Dimitrios schwerer, dem Meeting zu folgen, besonders, als auch Notizen auf einem physischen Whiteboard gemacht werden. Die Teilnehmenden im Raum dagegen vergessen ab und an total, dass Dimitrios und Cora dabei sind, da sie sie ja nicht sehen können.

Herausforderungen der Moderation im hybriden Meeting

Haben Sie sich schon mal überlegt, was Radiomoderator:innen mit Moderator:innen eines hybriden Meetings gemein haben? Jedenfalls, falls es keine gute Kamera im Raum gibt? Ja, sie müssen die Stimmung vom Fußballfeld (sprich dem Konferenzraum) übertragen und sagen, wer alles da ist, was sie sehen und was gerade passiert. Doch haben Moderator:innen von hybriden Meetings auch noch zusätzlich die Aufgabe, die online Dazugeschalteten zu integrieren. Diese sollen sozusagen auf dem Fußballspiel mitspielen, und das ist die größte Herausforderung. Ein reines Informations-Event ist also hybrid sehr gut durchführbar. Wenn es jedoch um den Austausch miteinander geht, dann ist die Herausforderung für die Moderation um ein Vielfaches größer.

Es geht darum, im Eifer des Gefechts, die online Dazugeschalteten nicht komplett zu vergessen und sich immer wieder in die Bedürfnisse dieser Personen hineinzuversetzen. Außerdem müssen die Moderator:innen mit der Unsicherheit umgehen, ob die online Dazugeschalteten auch noch mental dabei sind, wenn diese nicht per Kamera zu sehen sind. Ferner sollte auf spontane Visualisierungen auf physischen Whiteboards und Flipcharts unbedingt verzichtet werden, da diese selten gut von der Kamera für die online Dazugeschalteten erfasst werden.

Herausforderungen von hybriden Meetings für die online Dazugeschalteten

In einem Online Meeting fällt es oft viel schwerer sich zu konzentrieren. Schließlich sitzt man am Rechner und dort lauern immer ganz viele Ablenkungsmanöver. Nach einer Studie von NeXR Technologies Se zum Thema „Digitale Meeting-Kultur“, bei der im August 2020 1.006 Arbeitnehmer:inen in Deuschland befragt wurden, erledigen 52 % aller Teilnehmenden parallel andere berufliche Aufgaben und 43 % beantworten nebenbei private Mails oder surfen im Netz.

Durch eine gute Moderation kann ein reines Online Meeting aber so gestaltet werden, dass ein starker virtueller Raum geschaffen wird mit viel Interaktion und die bewusste Nutzung digitaler Tools (interaktive Whiteboards, Chat, Umfragen,…). Im hybriden Meeting wird das um Längen schwieriger, da es für die Teilnehmenden im Raum gar kein online Meeting ist und der physische Raum meist stärker ist.

In unserem Fall ist Holger davon ausgegangen, dass sich Dimitrios und Clara durch Zuruf genauso beteiligen können wie die anderen im Meetingraum. Dabei hat er vergessen, dass diese gar keine nonverbalen Ausdrucksmöglichkeiten haben. Holger hat hierfür auch keine speziellen Kommunikationsregeln aufgestellt und Dimitrios‘ Wortbeitrag ist irgendwie akustisch untergegangen. So wartete Dimitrios schließlich vergeblich auf eine Gesprächspause, um seinen Beitrag anzubringen.

Holger hat sich auch keine Gedanken darüber gemacht, wie schwierig es ist, den Punkten zu folgen, wenn man das Whiteboard nicht sehen kann. Er hat Dimitrios und Cora kaum direkt befragt oder zwischendurch aktiviert.

Wenn Teilnehmende in hybriden Settings immer in der Rolle der online Dazugeschalteten sind, besteht die große Gefahr, dass diese sich ausgegrenzt fühlen, frustriert und demotiviert werden.

Herausforderungen von hybriden Metings im Raum

Die Kolleg:innen, die in einem hybriden Meeting im Raum versammelt sind, wollen einfach nur ein normales Meeting haben und ihre einzige spezielle Herausforderung besteht darin, die von außen Zugeschalteten nicht komplett zu vergessen.

Fazit zur Moderation in hybriden Meetings

Sie sehen schon, es gibt viele Herausforderungen von hybriden Meetings. Die Moderation solcher Meetings ist kein Kinderspiel. Dies gilt besonders, wenn es sich um Meetings handelt, bei denen der Austausch und Teamgeist im Vordergrund stehen und wenn immer dieselben Teilnehmenden online dazugeschaltet sind. Natürlich haben hybride Meetings viele Chancen und werden aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken sein. Doch sie bergen auch viele Risiken, die zu Dienst nach Vorschrift oder gar inneren und echten Kündigungen führen können.

Eine gute technische Ausstattung und eine professionelle inklusive Moderation werden die Erfolgsfaktoren von guten hybriden Meetings sein. Im nächsten Blogbeitrag werde ich Ihnen einige Moderationstipps zu hybriden Meetings geben.

Kurz-Update


Ja, ich möchte ein- bis zweimal im Jahr ein Update von Gudrun Höhne – the human factor erhalten. Mit aktuellen Terminen & Trends sowie Tipps & Tricks zur virtuellen, hybriden und interkulturellen Führung und Zusammenarbeit.