In diesem Artikel möchte ich dir 5 Tipps für hybride Meetings geben. Früher habe ich solche Meetings „ungleiche Meetings“ genannt. Gemeint ist eine Besprechung, bei denen Teilnehmende von einem physischen Besprechungsraum aus an der Besprechung teilnehmen, während mindestens eine Person per Telefon bzw. online am Meeting teilnimmt.
Die Herausforderungen in hybriden Meetings sind vielfältig. Wie kann man mit den unterschiedlichen Bedürfnissen der Präsenz- und Online-Teilnehmenden umgehen? Was konkret kann man tun, um die Online-Teilnehmenden gut zu integrieren? Eine gute Technik zu haben, ist auf jeden Fall sehr wichtig, damit alle sich gut sehen und hören können. Doch habe ich es noch nie erlebt, dass die Technik so perfekt ist, dass alle Teilnehmenden sich so verhalten können, als wären alle physisch im selben Raum. Darum gilt es von der Moderation her einiges zu beachten. Wenn du meine fünf Tipps für hybride Meetings anwendst, hast du schon mal einen guten Start.
Hybride Meetings gibt es schon sehr lange, nicht erst seit Corona. Schon 2015 habe ich einen Blogartikel gepostet, bei der die ungleichen Machtverhältnisse in einem hybrides Meeting thematisiert werden: Machtgefälle in Konzernen und virtuellen Teams.
Wir sollten allerdings festhalten, dass hybride Meetings sehr unterschiedlich sein können, je nachdem wie gut die technische Ausstattung ist, je nach Gesamtanzahl der Teilnehmenden und je nachdem, wo die Minderheit und die Mehrheit sitzen und wo die Leitung. Du kannst dir sicher vorstellen, dass ein hybrides Meeting mit 10 Teilnehmenden vor Ort und 2 Online-Teilnehmenden andere Herausforderungen hat als ein hybrides Meeting mit 10 Online-Teilnehmenden und 2 Personen, die physisch zusammen in einem Raum sitzen.
Das durchschnittliche hybride Meeting hat wahrscheinlich eher mehr Teilnehmende vor Ort als Online-Teilnehmende. Worauf also solltest du von der Moderation her achten, wenn du solch ein hybrides Meeting leitest?
Tipp 1 für hybride Meetings: Einstiegsrunden
Es ist wichtig, ein gemeinsames Gruppengefühl herzustellen, das alle Teilnehmenden in die Besprechung integriert, egal, ob sie vor Ort sind oder online teilnehmen. In einem Präsenzmeeting nutzt man ja die Zeit zu Beginn auch oft für Smalltalk und persönlichen Austausch. In Online-Meetings fällt das leider oft weg, weil immer nur eine:r für alle sprechen kann. Und in Hybridmeetings haben die Online-Teilnehmenden oft gar keine Chance, sich am Smalltalk zu beteiligen.
Eine gute Möglichkeit, ein Gesamtgruppengefühl herzustellen, wäre eine Einstiegsrunde. Eine solche Runde empfehle ich übrigens auch immer in reinen Online Meetings. Du stellst eine Frage und alle Teilnehmenden sagen dazu kurz etwas. Nacheinander versteht sich. Das kann gerne eine persönliche Frage sein oder eine berufliche Frage bzw. eine Frage zum Meetingthema. So bekommen alle mit, mit wem sie in dieser Besprechung sind, egal von wo aus die Personen teilnehmen.
Tipp 2 für hybride Meeings: Meetingregeln und Disziplin im Raum
Bitte etabliere auf jeden Fall gute Besprechungsregeln für deine hybriden Meetings. Sensibilisiere die Präsenz-Teilnehmenden zu den Herausforderungen der Online-Teilnehmenden. Wenn im Raum viel durcheinandergeredet wird, ist es für die Online-Teilnehmenden sehr schwer zu verstehen, wer was gesagt hat. Das ist für die Online-Teilnehmenden extrem anstrengend und kann sehr frustrierend sein.
Daher ist es sinnvoll, die Präsenz-Teilnehmenden zu bitten, die Hand zu heben, wenn sie sprechen wollen. Erst wenn du dann die sich meldende Person namentlich aufforderst, darf die Person sprechen. So wissen auch immer alle Online-Teilnehmenden, wer gerade spricht. Das verlangsamt natürlich alles und bei hitzigen Diskussionen ist das sicher keine einfache Regel. Doch gleichzeitig schafft es eine Gleichheit mit den Online-Teilnehmenden, da diese sich ja auch nicht so einfach verbal einbringen können wie wenn sie im Raum wären.
Tipp 3 für hybride Meetings: eine klare Struktur und gute Visualisierung
Da die Online-Teilnehmenden ein stärkeres Bedürfnis nach Struktur und Moderation haben, solltest du eher mehr als in einem reinen Präsenzmeeting visualisieren, Beiträge zusammenfassen und immer mal wieder zeigen, wo man sich gerade in der Agenda befindet.
Visualisieren solltest du auf jeden Fall digital, damit es die Online-Teilnehmenden gut sehen können. Du bist natürlich sowieso mit einem Gerät (bevorzugt Laptop) in das Online-Meeting eingeloggt, damit die Online-Teilnehmenden überhaupt mit dabei sein können. Ein reines Dazuschalten über Telefon ist nicht empfehlenswert. Über das Online Meeting kannst du dann auch zum spontanen Visualisieren ein digitales Whiteboard verwenden oder eine vorbereitete Präsentation, die du mittels Bildschirmteilen und Bildschirm bzw. Beamer im Raum sowohl für die Online-Teilnehmenden als auch die Präsenz-Teilnehmenden sichtbar machst.
Der Nachteil daran ist, dass dann die Webcams der Online Teilnehmenden nur ganz klein gezeigt werden. Frage eure IT, ob es eine technische Möglichkeit gibt, dass du sowohl den Bildschirm mit der Präentation als auch die Webcambilder der Online-Teilnehmenden über Beamer bzw. Bilschirm im Raum übertragen kannst.
Tipp 4 für hybide Meetings: Moderation im Raum
Um gut moderieren zu können, ist es für dich in der Rolle der Moderation sinnvoll, im Raum zu sein. Da im Raum schnell eine Gruppendynamik in Gang kommt, benötigst du oft die volle Körpersprache mit echtem Blickkontakt, um diese im Zaum zu halten. Wenn du als Moderator:in selbst online bist, kann die Moderation für dich folglich sehr schwierig werden und du bräuchtest auf jeden Fall eine Art Co-Moderation im Raum.
Im Raum selbst hast du einfach mehr Möglichkeiten, die Dynamik und die Einhaltung der Regeln zu „kontrollieren“ und das gesamte Geschehen zu erfassen und zusammenzufassen.
Auch wenn du längere Meetings mit Pausen hast, besteht die Gefahr, dass sich die Pausen bei den Präsenzteilnehmenden durch lebhafte Diskussionen verlängern und du sie aus dem Online-Raum heraus nicht so einfach wieder zurückholen kannst.
All dies gilt natürlich nicht, wenn nur eine kleine Minderheit der Teilnehmenden in einem Raum zusammensitzt und die Mehrheit der Teilnehmenden online am Meeting teilnimmt. Dann spricht nichts dagegen, auch online das Gesamtmeeting zu steuern. Doch ist das ja nicht der typische Fall, auf den wir uns hier konzentrieren wollen.
Tipp 5 für hybride Meetings: Die Online Teilnehmenden haben Vorrang
Wenn du vom physischen Raum aus das Meeting leitest und sich dort eine Mehrheit der Teilnehmenden befindet, haben die Online-Teilnehmenden einen großen Nachteil im hybriden Meeting. Sie bekommen nicht alles so gut mit und es ist für sie viel schwieriger, sich zu Wort zu melden. Hinzu kommt der Distance Bias, wenn du die Teilnehmenden, die mit dir im Raum sitzen, auch sonst viel öfter persönlich siehst als die Online-Teilnehmenden.
Darum solltest du den Online-Teilnehmenden im hybriden Meeting tendenziell den Vorrang geben. Das heißt, du solltest die Online-Teilnehmenden immer zuerst befragen (einzeln, einen nach dem anderen) und dann erst die Frage insgesamt in den Raum geben. Denn im Raum hast du den direkten Blickkontakt und die Körpersprache der Teilnehmenden.
Wichtig wäre auch, wenn die Online-Teilnehmenden eine diskrete Möglichkeit erhalten, sich zu Wort zu melden. Dies kann entweder über den Chat sein oder über ein Handzeichen (per Webcam oder Handzeichen im Meetingtool). Damit das im Eifer des Gefechts nicht untergeht, sollten 1 – 2 Teilnehmende im Raum die Aufgabe bekommen, auf den Chat bzw. Wortmeldungen der Online-Teilnehmenden zu achten. Das sind sozusagen die Buddies der „Online-Teilnehmenden“ im Raum.
Hybride Meetings erfordern eine professionelle Moderation
Aufgrund des oft nicht perfekten technischen Settings und der unterschiedlichen Bedürfnisse der Präsenz- und Online-Teilnehmenden ist eine professionelle wertschätzende und inklusive Moderation des hybriden Meetings eine Herausforderung. Für dich als Meetingleiter:in kann das schnell sehr anstrengend werden. Selbst wenn du diese Tipps für hybride Meetings beachtest. Frage doch mal alle Teilnehmenden nach dem Meeting einzeln, wie es für sie war. Lass dir Feedback geben und frage, was du noch besser machen kannst. Du wirst vielleicht überrascht sein.
Denk auch dran, dass du nicht alles selbst machen musst. Verteile gerne Rollen, wie z. B. Protokollant:in, Zeitmanager:in, Chat-Moderator:in,…
Manchmal darfst du dir auch die Frage stellen, ob es nicht für alle Beteiligten besser wäre, wenn du statt eines hybriden Meetings ein komplettes Online Meeting durchführst. Zwar wird das aus logistischen Gründen vielleicht nicht immer möglich sein, doch in einigen Fällen – besonders in Teambesprechungen – ist es sicher die bessere Alternative.
Du willst wissen, was eine Schulung zur Moderation virtueller und hybrider Meetings beinhaltet und bringt? Hier findest du relevante Informationen: Moderation virtueller und hybrider Meetings.
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