In internationalen Teams wird immer noch viel über E-Mail kommuniziert. Doch die E-Mails sind oft schnell geschrieben, ohne sich Gedanken zu machen, wie sie am anderen Ende ankommen. Die Antworten auf solche Mails sind dann oft enttäuschend. Im Artikel Bessere E-Mails mit dem Kommunikationsquadrat habe ich bereits einige wichtige Hinweise gegeben, wie du erfolgreich per E-Mail kommunizierst.
Die Beziehungsebene in E-Mails
Hier möchte ich speziell auf die Beziehungsebene in E-Mails in internationalen Teams eingehen. Nach einer längeren Kommunikationspause solltest du am besten immer mit einer persönlichen Bemerkung bzw. positiven Beziehungsbotschaft beginnen. Und gerne auch den Schluss der Mail entsprchend gestalten.
Hier geht es um die Selbstkundgabe und besonders um die Beziehungsebene von Schulz von Thuns bekanntem Kommunikationsquadrat. Du reicherst damit deine E-Mail-Korrespondenz mit sozialer Präsenz an und zeigst dich als Mensch. Du gibst etwas von dir preis und zeigst Interesse am Kommunikationspartner. Das it wichtig, um bessere E-Mails in internationalen Teams zu schreiben.
Warum „persönliche“ E-Mails in virtuellen Teams?
Dir ist vielleicht noch nicht klar, warum die Beziehungsebene in internationalen Teams so wichtig ist? Du bist mehr sachorientiert unterwegs? Schließlich geht es um die Arbeit und nicht um dein Privatleben?
Dann solltest du Folgendes bedenken: In den meisten Ländern spielt die Beziehungsebene zwischen Kommunikationspartnern eine größere Rolle als die Sachebene. Erin Meyer unterscheidet in ihrem Buch the Culture Map zwischen verschiedenen Interpretationen von Vertrauen in Teams weltweit.
Deutschland gehört zu den aufgabasierten sachorientierten Ländern. Hier entsteht Vertrauen in Teams vorrangig durch die zuverlässige Erledigung von Aufgaben. Doch schon in Ländern wie Frankreich und Italien wird das notwendige Vertrauen für die Arbeit über eine gute persönliche Beziehung aufgebaut. In Ländern wie Brasilien, Indien oder China ist das noch viel extremer.
In internationalen virtuellen Teams kommt die Beziehungsebene durch die Distanz ja meist sowieso viel zu kurz. Unpersönliche E-Mails bringen dich da meist nicht weiter. E-Mails mit der Beziehungsebene anzureichern ist ein wichtiger erster Schritt, um diese Beziehungslücke zu schließen. Weitere Maßnahmen könnten sein, öfter mal anzurufen, Smalltalk zu betreiben und in virtuellen Meetings die Webcam anzumachen.
Formulierungsbeispiele für „persönliche“ und bessere E-Mails
Hier nun ein paar Beispiele für die Anreicherung der Beziehungsebenen in E-Mails in internationalen Teams:
- „Ich bin froh, dass ich nach einigen Tagen beim Kunden nun wieder im Büro bin.“
- „Ich hoffe, du hattest ein schönes Wochenende?“
- „Gut, dass wir immer so offen miteinander reden können.“
- „Am Wochenende kommen meine Eltern zu Besuch. Da muss ich mir noch überlegen, was wir Schönes kochen.“
- „Here in Munich it has become very cold recently and I am really looking forward to the ski season.“
- „Our youngest will come to school in 2 weeks, this is very exciting for us.“
- „Have a wonderful weekend.“
- „Do you have any nice plans for the week-end?“
- „I look forward to seeing you next month at our meeting at Barcelona.“
Du gibst also nur ein paar Hinweise über dich selbst und deinen Kontext und zeigst, dass du Interesse am Gegenüber hast. Es ist so etwas wie Mini-Smalltalk per E-Mail.
Kleine Aktion – große Wirkung in internationalen Teams
Probier es doch gleich bei deiner nächsten internationalen E-Mail aus. Es kostet nur ein bisschen mehr Zeit, hat aber oft eine ganz große Wirkung. Es kann vielleicht sogar der Türöffner für deinen internationalen Erfolg sein.
Wenn du später mehr erreichst, hast du die anfänglich investierte Zeit für diese zusätzlichen Sätze in deiner Mail schnell wieder herausgeholt.
Vergiss nie: Bessere E-Mails zu schreiben, ist ein absolutes Erfolgskriterium in internationalen Teams und bei vorwiegend virtueller Zusammenarbeit.
Weitere Tipps und Übungen zur besseren internationalen virtuellen Zusammenarbei erhältst du in einem praxiorientierten Training mit mir. Schau hier, wie ich dir konkret helfen kann: Training für virtuelle Zusammenarbeit.
Weitere Informationen zur Sach- und Beziehungsebene bei interkultureller Kommunikation findest du hier: Interkulturelle Kommunikation.
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