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Rituale für virtuelle Teams: Was soll das bringen?

Das Bild zeigt Inder, die bemalte Gesichter haben und eine Art Tanz aufführen

Rituale sind wichtig in der Familie, im Freundeskreis, klar. Wir pflegen Rituale zur Begrüßung, zu gemeinsamen Mahlzeiten, bei Festlichkeiten und zu bestimmten wiederkehrenden Anlässen.

Aber was bringen Rituale für virtuelle Teams? Was kann man damit erreichen und welche Rituale bieten sich für virtuelle Teams an?

Was sind überhaupt Rituale?

Rituale bestehen aus Routinen, die zu bestimmten Anlässen ausgelöst werden. Das können zum Beispiel Begrüßungsrituale im Freundeskreis, Morgenkreisrituale in der Kita, Weihnachtsrituale in der Familie, oder Geburtstagsrituale in der Firma sein. Überall gibt es Rituale. Ich habe einmal in einer Firma gearbeitet, da hat jeder Mitarbeiter zu Ostern einen Schokoladenosterhasen auf seinem Schreibtisch vorgefunden. Auch das war ein Ritual, das sich jährlich wiederholte. Es gibt natürlich auch tägliche, wöchentliche und monatliche Rituale.

Rituale geben uns Sicherheit und Orientierung. Rituale verbinden Menschen. Sie teilen Menschen ein in die, die dazugehören und jene, die nicht dazugehören. Gruppen brauchen Rituale, um als soziales System zu überleben. Regionale oder nationale Kulturen bestehen aus unzähligen Ritualen, die das Zusammenleben erleichtern.

Die Briten sagen zum Beispiel auch „Sorry“ bei Unannehmlichkeiten und Zusammenstößen, für die sie gar nicht verantwortlich sind. Wenn ihnen jemand beispielsweise im Gedränge aus Versehen auf den Fuß getreten ist, sagen sie meist “Sorry”. Hier kann man also regelrecht von einem “Sorry-Ritual” sprechen. Mehr zu diesem britischen Ritual lesen Sie übrigens hier: Briten und ihre Rituale.

Warum Rituale in virtuellen Teams?

Gerade in virtuellen Teams fehlen jedoch oft diese Sicherheit und Orientierung. Erst recht, wenn es internationale Teams sind. Es gibt wenig Verbindendes, wenn man weder ein gemeinsames Büro hat noch denselben kulturellen Hintergrund hat. Typische Ritual-Anlässe gibt es oft im virtuellen Team auch weniger, da die Teammitglieder unterschiedlichen Kulturen und Religionen angehören und andere Rituale pflegen.

Oder diese Anlässe werden aus Unkenntnis ignoriert, z. B. wenn ein Teammitglied im virtuellen Team Geburtstag hat. Wie soll man auch gemeinsam den Geburtstag eines Teammitglieds im virtuellen Team feiern? In Deutschland ist es in vielen Unternehmen und Teams üblich, das das Geburtstagskind einen Kuchen mitbringt. Das ist im virtuellen Team natürlich eher schwierig zu handhaben.

Da Rituale aber die Kraft haben, auch unterschiedliche Menschen zu verbinden, sollte man nicht so schnell aufgeben und gute Rituale für sein virtuelles Team finden und etablieren.

Außerdem sind Rituale sehr machtvoll, um Werte zu transportieren oder Transparenz zu schaffen. Man kann also sehr viel mit ihnen erreichen. Also, alles klar, warum Rituale für virtuelle Teams so wichtig sind?

Fünf Rituale für virtuelle Teams

Im Folgenden gebe ich Ihnen fünf Beispiel für Rituale in virtuellen Teams. Dies können und sollten Sie natürlich an Ihr Team und Ihre Intentionen anpassen. Seien Sie doch mal kreativ!

1. Geburtstagsritual im virtuellen Teams

Fangen wir einmal mit dem Geburtstag an. Geburtstage werden weltweit gefeiert, auch wenn auf sehr unterschiedliche Art und Weise.

Sie könnten zum Beispiel zum Geburtstag von jedem Teammitglied ein 15-minütiges virtuelles Teammeeting in den Kalender einstellen, an dem alle im Team kurz „Happy birthday“ wünschen können. Wenn das nicht machbar ist, sollten Sie wenigstens beim nächsten Teammeeting auf den Geburtstag kurz eingehen. Sie könnten dem Geburtstagskind im Meeting einen kurzen Timeslot einräumen, in dem es berichtet, wie es den Geburtstag verbracht hat. Oder ein Bild vom Geburtstag mit dem Team teilt.

Außerdem könnten Sie als Teamleiter dem Geburtstagskind per Post eine ganz analoge handgeschriebene Geburtstagskarte schreiben. Das erste Mal wird der Beglückwünschte bestimmt sehr staunen.

Alternativ zur Erwähnung im Meeting könnten Sie auch eine Geburtstagsmail schicken mit den anderen Teammitgliedern auf cc und sich im Text immer etwas ganz Besonderes ausdenken. Oder Sie posten in einem digitalen Teamraum, wie etwa Microsoft Teams.

Was passt am besten zu Ihrem Team? Sicher fallen Ihnen noch andere Sachen ein.

2. Erfolge feiern als Ritual im virtuellen Team

Wenn ein Teamziel erreicht wird, ist das eine gute Gelegenheit für ein Teamritual. Doch wie kann man Erfolge im virtuellen Team gemeinsam feiern?

Bei kleinen Erfolgen könnten Sie vielleicht allen Teammitgliedern eine Tafel Schokolade oder einen Amazon- oder Essensgutschein schicken und jeder soll dann im nächsten (virtuellen) Meeting ein Foto zeigen von ihm oder ihr beim Essen der Schokolade oder mit dem, was er oder sie sich für den Gutschein gekauft hat.

Wenn ein großes Ziel erreicht wurde, ist das vielleicht eine Gelegenheit, ein persönliches Teamevent zu veranstalten mit einem besonderen Teambuilding-Element, wie zum Beispiel einem Teamkochen oder einem Outdoor-Ausflug.

3. Begrüßungsritual für neue Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter in ein bestehendes virtuelles Team zu begrüßen, ist ein weiterer Anlass für ein Ritual für virtuelle Teams.

Sie könnten zum Beispiel alle Teammitglieder bitten, sich im Meeting mit zwei Präsentationsfolien vorzustellen. Eine Folie steht für beruflich relevante Informationen, die zweite Folie steht für den Privatmenschen. Sie könnten in einem internationalen Team auch noch eine dritte Folie hinzufügen, in dem das Teammitglied sein Land und kulturelle Bräuche vorstellt. Wenn Sie dieses Ritual bereits durchgeführt haben, haben die alten Teammitglieder diese Folien ja bereits parat. Dann sollten sie diese bitten, dass sie jedes Mal eine neue Information über sich hinzufügen, damit es nicht langweilig wird.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, solche Teamvorstellungen asynchron zu machen in einer geschlossenen Gruppe eines firmeninternen sozialen Netzwerks oder im digitalen Teamraum. Ein größerer verbindender Effekt tritt jedoch bei synchronen Ereignissen wie Meetings auf.

Außerdem könnten Sie jedem neuen Teammitglied ein anderes Teammitglied als „Mentor“ an die Seite stellen für die erste Zeit im Unternehmen bzw. Team. 

Eine andere Möglichkeit eines Begrüßungsrituals wäre zum Beispiel, dem neuen Teammitglied eine bedruckte Kaffeetasse mit dem Teamnamen und Teammotto zu schicken. Die anderen Teammitglieder sollten diese Tasse natürlich auch schon haben.

Natürlich gibt es noch unzählige andere Beispiele. Sie verstehen jetzt sicher, was ich mit Ritualen für virtuelle Teams meine und können ganz einfach eigene Ideen entwickeln.

4. Meetingbeginn als Ritual für virtuelle Teams

Der Beginn eines regelmäßigen virtuellen Meetings eignet sich hervorragend für ein gemeinsames Ritual. Neben dem obligatorischen Smalltalk zu Beginn des Meetings empfehle ich immer eine Warmup-Runde, in dem jedes Teammitglied zu einem bestimmten Thema oder einer Frage Stellung bezieht. Das kann im virtuellen Team auch gerne eine persönliche Frage sein.

Sie können hier kreativ werden und sich immer wieder eine andere Frage ausdenken oder aber sie nehmen immer dieselbe Frage. Wenn Ihr Teammeeting zum Beispiel immer am Montag ist, dann könnten Sie die Teammitglieder bitten, ein bis zwei Sätze zu sagen, die mit ihrem Wochenende zu tun haben. Wie sehr sich die Teammitglieder dann öffnen, hängt sicher vom persönlichen und kulturellen Hintergrund ab. In der Regel öffnen sich aber auch zurückhaltendere Teammitglieder schnell, wenn andere mit gutem Beispiel vorangehen.

Alternativ können Sie auch einfach nach dem Befinden fragen und dazu drei Bilder zur Verfügung stellen. Jeder soll sich entscheiden, welches Bild die eigene Gemütslage am besten trifft.

Wenn Sie lieber eine Frage stellen wollen, die strikt etwas mit der Arbeit zu tun hat, könnten Sie zum Beispiel nach dem besten und schlechtesten Ereingis (Höhe- und Tiefpunkt) der Vorwoche fragen.

Eine solche Warmup-Runde im virtuellen Meeting hat zusätzlich den Effekt, dass jeder am Anfang etwas gesagt hat und gehört wurde. Gerade in großen virtuellen Meetings ohne Webcam könnte man sonst nämlich schnell mal jemanden vergessen. Zusätzlich schwinden dadurch die Sprechhemmungen im weiteren Verlauf des Meetings

5. Meetingabschluss als Ritual für virtuelle Teams

Auch das Ende eines virtuellen Meetings eignet sich hervorragend für ein weiteres Teamritual. Sie könnten also zum Beispiel eine kleine “Checkout”-Runde am Ende machen, in dem jeder kurz Feedback zum Meeting gibt. Das hilft auch dabei, die Meetings immer mehr zu verbessern.

Oder aber Sie lassen sich noch mal das finale OK zu den getroffenen Beschlüssen geben und jeder sagt, was in den nächsten Tagen beruflich so anliegt.

Alternativ machen Sie eine kurze Blitzlichtrunde, bei dem jeder sagt, wie es ihm gerade geht (Skalenabfrage). Das kann man sogar über die Whiteboardfunktion im virtuellen Meeting machen oder über den Chat, wenn es schnell gehen soll.

Eine weitere Idee könnte sein, am Ende jedes Meetings eine Art Brainstorming zu machen zu bestimmten Themen, die verbessert werden könnten und die Vorschläge dann im nächsten Meeting aufzugreifen und bewerten zu lassen.

Fazit: Rituale sind wichtig für virtuelle Teams

Ich hoffe, Ihnen ist jetzt klar, warum Rituale so wichtig sind im virtuellen Team und haben erste Ideen bekommen. Welche Rituale wollen Sie in Ihrem Team einführen? Mindestens drei feste Rituale sollten es schon sein, um wirklich etwas Verbindendes zu schaffen.

Weitere Anlässe für Rituale könnten sein: Mitarbeiter verabschieden, Jours fixes/regelmäßige Einzelgespräche mit Mitarbeitern, gemeinsame Pausen, Verteilung der Meetingaufgaben (z. B. Rotation der Moderationsrolle), Jahresmeetings, Weihnachtsfeiern.

Ein sehr wichtiges Ritual im virtuellen Team ist zum Beispiel das regelmäßige virtuelle Teammeeting an sich. Dieses sollte unbedingt regelmäßig, einem bestimmten Rhythmus folgend, stattfinden, möglichst immer am selben Tag. Die genaue Uhrzeit können Sie (bzw. sollten Sie sogar) jedoch rotieren, wenn Sie ein globales virtuelles Team haben, damit nicht immer dieselben das Meeting zu einer für sie ungünstigen Zeit haben.