Virtuelles Schweigen im virtuellen Team

Schon der Psychotherapeut und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick stellte ganz richtig fest, dass man nicht NICHT kommunizieren könne. Denn wir kommunizieren immer durch unsere Körpersprache. Doch was bedeutet das im virtuellen Team, in dem man sich nicht gegenübersitzt und sich nur sieht, wenn man es auch bewusst möchte, da man dazu ein Videokonferenzsystem nutzen bzw. seine Webcam im Online-Meeting einschalten muss? Im virtuellen Raum kann man doch schon NICHT kommunizieren, oder? …

… Nehmen wir ein konkretes Beispiel. In den meisten virtuellen Teams wird ja immer noch vorrangig per E-Mail korrespondiert. In global verteilten Teams mit mehreren Zeitzonen scheint das auch die praktischste Art zu kommunizieren. So kann jeder also zu seiner Zeit reagieren.

Ein virtuelles Teammitglied schreibt also eine E-Mail an eine virtuelle Team-Kollegin und wartet auf Antwort. Und wartet. Und wartet. Vier Tage vergehen. Noch immer keine Antwort. Was kommuniziert diese Kollegin mit ihrem virtuellen Schweigen? Wie interpretiert der Sender der E-Mail dieses virtuelle Schweigen? In diesem Fall könnte es wie folgt verlaufen:

Tag 1: „Sicher antwortet mir X heute per Mail. Ich benötige die Informationen, um mit meiner Arbeit voranzukommen.“

Tag 2: „Warum hat X gestern nicht geantwortet? Was ist daran so schwierig? Hat sie wirklich so viel zu tun? Sie muss doch nur…. Na ja, ich warte noch ab.“

Tag 3: „Immer noch keine Antwort von X. Langsam werde ich ungeduldig. Ich komme so einfach nicht weiter. Soll ich heute länger im Büro bleiben und versuchen, sie anzurufen? Doch gerade heute ist das ein bisschen schlecht. Ich bin ja um 18 Uhr mit Ralf zum Laufen verabredet. Hmmmm…. Also schreibe ich noch mal eine Mail zur Erinnerung an die verbleibende Antwort: ‚Dear X, I sent you an e-mail three days ago. This is quite urgent. Could you please respond? Regards, …'“

Tag 4: „Immer noch keine E-Mail von X! Was bildet die sich überhaupt ein! Sie ignoriert mich einfach! Was habe ich ihr denn getan? Das müsste ich eigentlich dem Chef melden. Oder sollte ich doch lieber heute Abend anrufen? Aber ich muss ja nun auch nicht betteln um eine Antwort. Sie braucht doch nur diese Mail beantworten, da ist ja wirklich nichts schwer dran. Irgendwie muss man im virtuellen Team immer warten, bekommt nichts gebacken. Das ist so wahnsinnig zäh und frustrierend! Na warte, wenn X mal was von mir will, dann drehen wir den Spieß um. Dann sieht sie, was sie davon hat…“

Hier wird schnell klar, dass auch virtuelles Schweigen im virtuellen Team Kommunikation bedeutet, die decodiert werden muss. Also kann man auch im virtuellen Team nicht NICHT kommunizieren.

Solche und ähnliche Situationen ereignen sich oft in virtuellen Teams. Eher selten bekommt der Teamleiter das überhaupt mit, da er ja die gerollten Augen und gerunzelten Stirne nicht sieht. Die Effizient im virtuellen Team wird dadurch erheblich beeinträchtigt, die Motivation sinkt.

Am besten umgeht man solche Schwierigkeiten durch ein interkulturelles Teambuilding zum Kennenlernen und zum Vertrauensaufbau im global verteilten virtuellen Team. Dort sollten dann auch gemeinsame Kommunikationsregeln erarbeitet werden, hinter die auch jeder steht. Eine kleine Investition, die große Wirkung zeigt. Übrigens funktioniert so ein Teambuilding für virtuelle Teams auch virtuell. Sie fragen sich, wie? Kontaktieren Sie mich doch und lassen Sie uns darüber ganz konkret sprechen.

Außerdem empfiehlt sich die Einführung eines Instant Messaging Systems, um informelle Kontakte zu fördern und die Kommunikation zu beschleunigen. Auch ein internes soziales Netzwerk kann die Kommunikation im virtullen Team enorm verbessern, wenn es richtig eingeführt wird.